Artykuł

Wynajem - co trzeba wiedzieć

10 rzeczy, które musisz wiedzieć zanim podpiszesz umowę najmu

stycznia 10, 2023

10-rzeczy-umowa-972x1296

Przestrzeń biurowa przestała być już tylko i wyłącznie miejscem wykonywania obowiązków służbowych. Obecnie oczekiwania są takie, aby spełniała również funkcje związane z integracją, współpracą, czy nawet relaksem. Zostało to nie tyle spowodowane, co przyspieszone przez pandemię koronawirusa. Pokazuje to także,
że pandemia wywarła ogromny wpływ na zmiany w obszarze zawodowym oraz prywatnym, wymuszając swego rodzaju połączeniu obu tych sfer. Nie wiesz,
o co zadbać przed podpisaniem umowy najmu, by nowe biuro zaspokajało potrzeby Twoje i Twoich pracowników? Przeczytaj nasz artykuł!

Szukasz miejsca na pierwszą siedzibę? Może Twoja firma rozwija się i potrzebujesz więcej przestrzeni? Cały proces – od podjęcia decyzji o poszukiwaniu biura, po rozłożenie swoich rzeczy na biurku, jest trudny i czasochłonny. Dodatkowo wymaga wnikliwego zaznajomienia się z tematem.

Mając na względzie dobro najemcy, poniżej przedstawiamy 10 najistotniejszych elementów procesu z perspektywy osoby odpowiedzialnej za najem nowego biura. Na co zwrócić szczególną uwagę i o co pytać przy wynajmie? Czego się spodziewać? Na czym można zaoszczędzić czas i pieniądze? Podpowiadamy.

O co pytać przy wynajmie biura: najważniejsza jest lokalizacja

Lokalizacja ma niebagatelny wpływ na cenę najmu nieruchomości. To jednak wierzchołek góry lodowej. Dogodny dojazd do biura przekłada się na codzienny komfort pracowników oraz jest atutem w oczach nowo rekrutowanych pracowników. Może także wpłynąć
na tak istotną kwestię, jak zmniejszenie rotacji w zespole. Proces pozyskiwania nowych,
dobrych pracowników jest długie i kosztowny. Czasem bardziej opłacalne jest poniesienie większych kosztów najmu niż nieustanne poszukiwanie nowych członków zespołu.



Czego możesz się spodziewać, wynajmując biuro w kompleksie?



Największym powodzeniem cieszą się obiekty biurowe położone w sąsiedztwie
głównych węzłów drogowych – z uwagi na możliwość dotarcia do biura samochodem
oraz te w ścisłym centrum, ze względu na możliwości dogodnego korzystania
z komunikacji miejskiej.

 

Budżet

Kolejnym ważnym kryterium w wyborze biura jest budżet, jakim dysponuje firma.
Ważne jest, aby najemca już na samym początku zadał sobie podstawowe pytania:
Na co mnie stać? Ile mogę przeznaczyć na wykończenie biura? Czy mam środki na trzy miesiące czynszu płatnego z góry? Jak ułatwić proces przygotowań?

Trafnym rozwiązaniem może być współpraca z agentem, który przedstawi najefektywniejsze scenariusze, pokaże sprawdzone rozwiązania i przeprowadzi przez proces negocjacji umowy. Oczywiście można proces prowadzić samodzielnie,
jednak czy jest to warte ryzyka i stresu?



Czym zajmuje się agent nieruchomości i jak może Ci pomóc?



Powierzchnia netto i brutto

Kiedyś kwoty netto i brutto spędzały nam sen z powiek w kontekście wynagrodzenia
– własnego lub pracowników. Podobnie może być przy weryfikacji faktury za wynajem powierzchni biurowej. Dlaczego?

Nie każdy jest świadom, że do podanej powierzchni netto biura należy jeszcze doliczyć części wspólne piętra i budynku. Z tej przyczyny wartość brutto może rozminąć się
z wartością netto, a to z kolei przełoży się na sumaryczny koszt najmu powierzchni.
Należy o tym pamiętać, negocjując warunki komercyjne z wynajmującym.

Umowa najmu – nawet parę miesięcy z głowy!

Nawet jeśli stosunkowo szybko uda Ci się znaleźć wymarzoną przestrzeń biurową,
na przeprowadzkę możesz trochę poczekać. Najpierw czeka Cię proces negocjacji,
a potem konstruowania umowy najmu biura, która stanowi obszerny i zawiły pod kątem prawnym dokument. Znajdują się w nim ustalenia i zobowiązania wszystkich stron transakcji.

Zanim satysfakcjonujące warunki zostaną wynegocjowane i powstanie finalna wersja umowy, może minąć nawet kilka miesięcy. Ważne jest, aby nie tracić czujności
na ostatniej prostej. Tak więc czytaj wszystko dwa razy i nie odpuszczaj istotnych zapisów.
Złota zasada brzmi: „Umowy podpisuje się na złe czasy”. Nawet jeśli teraz dobrze
rozumiesz się z wynajmującym, kiedyś ta sytuacja może się zmienić… A czego nie ma
w umowie – nie ma wcale!



10 błędów przy składaniu zapytań ofertowych – tego staraj się unikać, robiąc konkurs ofert



Biuro na wynajem – na minimum 5 lat?

Obecnie standardem czasu, na jaki zawierane są umowy najmu jest 5 lat. Okres ten uległ wydłużeniu względem lat poprzednich, kiedy norma wynosiła 3 lata. Jaka jest przyczyna tych zmian? Najemcy preferują teraz podpisywać umowy na dłuższe okresy, nieraz nawet na 7 czy 10 lat, z powodu stale rosnących kosztów fit-outu. Patrząc na różne profile biznesowe, umowy na tak długi okres nie są jednak odpowiednim rozwiązaniem dla wszystkich najemców. W takich przypadkach odpowiedzią mogą być biura serwisowane - tzw. powierzchnie typu flex dają elastyczność w postaci możliwości zawarcia umowy
na czas nieokreślony, chociaż najbardziej popularne są umowy na rok.

Więcej o biurach serwisowanych dowiesz się w naszym artykule.

Jeśli specyfika Twojej branży zakłada częste zmiany lokalizacji, to może być dla Ciebie istotna kwestia. Przed finalizacją transakcji, zawsze warto sprawdzić wszystkie możliwości i ująć je w odpowiednich zapisach umowy. Swoboda jest ważna, zwłaszcza przy śmiałych działaniach biznesowych oraz niepewnym środowisku zewnętrznym.

Stałość, która się opłaca

W czasach poszukiwania elastyczności, długoterminowość może być w cenie.
Jeśli szukasz biura na zasadach najmu długookresowego, w którym chcesz
„zapuścić biznesowe korzenie”, możesz zawalczyć o zmniejszenie kosztów najmu.

Twoją kartą przetargową jest zapewnienie, że przez okres paru lat nie zrezygnujesz
z biura. Jego właściciel może spać spokojnie, ponieważ poszukiwania nowego najemcy wiążą się ze stresem oraz kosztem w postaci dostosowania powierzchni zgodnie
z wytycznymi nowego najemcy. Za to Ty możesz starać się o zmniejszenie stawki czynszu, okresowe zwolnienie z jego płacenia lub lepsze wyposażenie biura.



Czy pandemia spowodowała dużą dostępność powierzchni w dobrych cenach?
Nasz ekspert odpowiada.



Parking przy budynku

Biuro w centrum? Brzmi bajecznie! Lecz gdzie mogą zaparkować pracownicy dojeżdżający samochodami? To stanowi czasem poważny problem.

Najczęściej liczba miejsc parkingowych jest mocno ograniczona. Wynajmujący uzależnia ją od wielkości wynajmowanej powierzchni. Ma to związek ze współczynnikiem miejsc parkingowych, który definiuje liczbę przysługujących najemcy odpłatnie miejsc.

Biuro szyte na miarę – na to trzeba czekać

To, co dobre i dopasowane do potrzeb zazwyczaj nie jest dostępne „od ręki”. Potrzebujesz indywidualnego projektu przestrzeni biurowej? Musisz uzbroić się w cierpliwość.

W zależności od oczekiwań i zakresu cały proces wykończenia może trwać nawet pół roku. Zazwyczaj jednak wystarczą 4 miesiące, by móc odebrać klucze do biura szytego na miarę.

Akcja adaptacja

Po podpisaniu umowy najmu i wykonaniu fit-outu, przychodzi czas na przystosowanie powierzchni biurowej do swoich potrzeb. Niestety fantazja nie jest jedynym ograniczeniem. Przestrzeń musi zostać zaprojektowana zgodnie z przepisami BHP,
nawet gdyby miałoby to pokrzyżować zamysły aranżacyjne.

Urządzanie biura to nie to samo, co urządzanie prywatnej przestrzeni. Jeśli nie jesteś biegły w przepisach, warto skorzystać z pomocy specjalistów.

Gdy liczy się czas

Jeśli musisz szybko zorganizować siedzibę prowadzonego biznesu, najodpowiedniejsze będzie wybranie gotowej powierzchni biurowej. Jeżeli nie masz czasu na przeglądanie wielu ofert, badanie rynku, a na późniejszym etapie negocjowanie warunków, poproś
o rekomendacje i wsparcie pośrednika nieruchomości.



Przedstawiamy plusy agenta na wyłączność.



Osoby zawodowo zajmujące się nieruchomościami oraz mające do czynienia
z prowadzeniem transakcji na tym rynku na co dzień mają niezbędną wiedzę i praktyczne doświadczenie, dzięki któremu trafnie określą Twoje faktyczne potrzeby i wpiszą je
w rynkowe realia. Dodatkowo pośrednik może wynegocjować lepsze warunki najmu
i znacząco skrócić czas trwania formalności. To szczególne istotne, gdy liczy się czas,
a natura biznesu najemcy nie jest związana z nieruchomościami. Co możemy dla Ciebie zrobić?




Zapisz się na nasz newsletter, by wiedzieć więcej!

 

Napisz do naszego eksperta

Autor

  • Martyna Malaczek

    Associate Consultant

    Zdjęcie Martyna Malaczek