10 błędów przy składaniu zapytań ofertowych

Wybór nowego biura jest jedną z najważniejszych decyzji, która może wpłynąć na dalszy sukces Twojego przedsiębiorstwa. Jak się okazuje, pomyślna realizacja projektu zależy już od sposobu i formy złożenia zapytania ofertowego potencjalnym wynajmującym.

Maciej Dubiel, zastępca dyrektora w dziale powierzchni biurowych w Krakowie zwraca uwagę na 10 podstawowych pułapek, które czyhają na osoby przygotowujące konkurs ofert.

1. Współpraca z wieloma agentami naraz

Mogłoby się wydawać, że zatrudnienie kilku specjalistów oferujących usługę pośrednictwa sprawi, że szybciej i skuteczniej podpiszemy zadowalającą nas umowę najmu. Nic bardziej mylnego! Wbrew instynktowi, duża liczba osób zaangażowanych w proces może wprowadzić tylko większy chaos komunikacyjny powodując nieefektywną selekcję dostępnych rozwiązań, a sztuczne podbijany w ten sposób proces negocjacji stanie się znacznie trudniejszy.

Jeden agent może z powodzeniem obsługiwać cały rynek (np. oferty spływające w obrębie danego miasta), wykluczając tym samym niezręczne, spowalniające proces i mylące wynajmujących sytuacje, jakie powstają w przypadku zarządzania projektem przez dwóch agentów reprezentujących najemców jednocześnie. Nie możemy już wtedy mówić
o właściwej reprezentacji najemcy według definicji obowiązującej wśród dojrzałych, dobrze prosperujących organizacji. W najgorszym scenariuszu, „współpraca” z kilkoma doradcami zepsuje nam strategię negocjacyjną, przez co możemy nie osiągnąć satysfakcjonujących rezultatów.

Agent nieruchomości – czy warto skorzystać z jego wsparcia? Czytaj więcej.

To samo dotyczy popularnego w przypadku mniej doświadczonych firm poszukiwania powierzchni przez swój wewnętrzny zespół równolegle i niezależnie od agenta. Najemca
i agent muszą współpracować jako jedna drużyna. Warto więc wybierać najlepszych doradców i w pełni im zaufać.

2. Wychodzenie na rynek za późno<

Spływające do nas oferty trzeba dokładnie przeanalizować, a to wymaga czasu.
Gdy na konkurs ofert wyznaczymy wewnętrznie jedynie 2-3 miesiące, zamykamy sobie drzwi na pełen przekrój potencjalnych rozwiązań i ich należytej analizy jakościowej
i ilościowej. Dodatkowo, przeglądanie propozycji w pośpiechu może łatwo doprowadzić do błędu lub podjęcia ostatecznej decyzji zbyt szybko. Firmy, chcąc zaoszczędzić pieniądze, czasem czekają z nawiązaniem współpracy ze specjalistą do ostatniej chwili. Pamiętaj,
że agent pobiera wynagrodzenie za skończony projekt, a nie za czas nad nim spędzony.
W praktyce oznacza to możliwość komfortowego rozpoczęcia zbierania zgłoszeń na rok lub nawet dwa lata przed planowaną przeprowadzką, dokładnej ich analizy i dodatkowy margines czasu na niespodziewane okoliczności. Jest to szczególnie istotne dla najemców rozważających przedłużenie lub wyjście z obecnego budynku.

Kiedy jest dobry moment na poszukiwanie biura? – odpowiadamy!

Gdy obecny wynajmujący dowie się o zbyt krótkim czasie umożliwiającym najemcy przeprowadzenie procesu relokacji, włączając w to proces najmu, ewentualna pozycja renegocjacyjna w procesie przedłużenia najmu może lec w gruzach. Dostarczane przez agenta cykliczne raporty z postępów prac pozwolą Ci być na bieżąco ze statusem projektu, który może zostać zaplanowany w szerszej perspektywie czasowej, co pozostanie bez negatywnego wpływu na koszty doradztwa, za to z wymiernymi korzyściami dla procesu najmu.

3. Brak przemyślanej strategii

Zapytanie ofertowe jest elementem strategii najmu i taktyki negocjacyjnej,
dlatego tak ważne jest stworzenie dobrego pierwszego wrażenia i zbudowania pozycji negocjacyjnej. Jeśli zdecydujemy się na pomoc agenta, będzie to również pierwsze wspólne wyjście na rynek. Na samym początku należy skupić się na dokładnym celu,
który chcemy osiągnąć, elementach, które są dla nas niezbędne ale też rzeczach, które możemy sobie zwyczajnie odpuścić. Dopiero gdy uda nam się określić nasze potrzeby możemy zająć się przygotowywaniem dalszej strategii, harmonogramów i działań. Strategia powinna być spójna i realizowana konsekwentnie przez cały zespół najemcy
i agenta aż do zakończenia procesu, ale możliwa jest oczywiście jej bieżąca rewizja
i aktualizacja.

4. Ważne są konkrety

Jakie dla Ciebie są najważniejsze cechy biura, którego będziesz poszukiwać?
Co jest istotne dla pracowników i zarządu, by miejsce pasowało do kultury Twojej firmy, warunki finansowe do założeń budżetowych projektu, a struktura najmu do strategii rozwoju działalności i zatrudnienia? Wyraźnie podkreśl te rzeczy już w treści zapytania. Unikniesz tym samym napływu ofert nie spełniających Twoich oczekiwań i unikniesz konieczności dalszego „dopytywania” próbując uzyskać ważne dla Ciebie informacje.
Jeśli nie określisz, co jest dla Ciebie istotne, kandydaci będą szczegółowo przedstawiać rozwiązania i oferty, których zastosowanie jest korzystne dla ich własnej działalności –
a to może wiązać się ze stratą przewagi negocjacyjnej i energii.

Zobacz: Pięć rzeczy, którymi dobrze kierować się przy wyborze biura.

5. Czy masz szablon?

W ferworze przygotowań łatwo można zapomnieć o z pozoru niewinnym, ale mogącym bardzo ułatwić naszą pracę aspekcie – gotowym szablonie zgłoszeniowym dla oferentów. Przygotowany z dbałością szablon dokumentu lub formularz on-line będzie nie tylko profesjonalną wizytówką firmy, ale może również umożliwić późniejsze porównanie jakościowe i ilościowe wszystkich otrzymanych zgłoszeń. Dzięki temu będziesz mógł dokładnie przeanalizować oferty i skupić się na różnicach i podobieństwach
w poszczególnych sekcjach. Istotne elementy wyróżniające poszczególne budynki mogą być inne dla konkretnych rynków, dlatego warto w tym zakresie polegać na doświadczeniu agenta.

6. Pamiętaj o wszystkich elementach

Prawidłowo przygotowane zapytanie posiada kilka elementów, o których nie możemy zapomnieć. W piśmie przewodnim możesz dokładnie określić potrzeby
i cele projektu, terminy nadsyłania odpowiedzi oraz ich preferowaną formę, a także poinformować, że zapytanie zostało wysłane również do innych podmiotów, a proces jest poufny, budując tym samym pozycję negocjacyjną.

Profesjonalny formularz z kompletem istotnych warunków komercyjnych służy często także jako podstawa do zawarcia dokumentu „Heads of Terms” kończącego etap negocjacji komercyjnych i będącego nierzadko szybszą i skuteczniejszą alternatywą
dla listu intencyjnego.

7. Negocjuj

Nie zapominaj, że jeśli nadesłana oferta nie spełnia wszystkich Twoich potrzeb nie oznacza to, że sprawa jest zamknięta. Negocjuj! Przeprowadzaj rozmowy, otrzymuj kontroferty i ustalaj warunki aż do momentu uzyskania satysfakcjonujących Cię rezultatów. Właściwe rozplanowanie harmonogramu całego procesu z zapasem czasu
i konsekwentna realizacja przyjętej strategii odgrywają tu decydującą rolę. Pamiętaj,
że konkurs ofert jest rozciągniętym w czasie i działaniach procesem, a Ty masz realny wpływ na jego rezultat.

8. Miej to na piśmie

Może zdarzyć się tak, że po rozesłaniu zapytań ofertowych niektórzy kandydaci zadzwonią do Ciebie, by dopytać o różne kwestie. Jeśli w zapytaniu nie określisz konkretnej osoby kontaktowej mogą oni skorzystać z ogólnego numeru telefonu Twojej firmy (np. na recepcję) lub z już posiadanych kontaktów i zadzwonić od razu do zarządu.
O ile odpowiednio nie przygotujemy innych osób w naszej firmie na podobne scenariusze
i nie uprzedzimy ich, by wszelkie telefony i zapytania przekierowywali do odpowiedniego agenta, może okazać się, że niektóre z wstępnych ustaleń i negocjacji zostanie zawiązanych ustnie. Dla nas może to być potencjalnie niewygodna sytuacja, ponieważ nie mamy kontroli nad tym, co i ile zostało już powiedziane, przez co trudno jest wrócić do negocjacyjnego punktu wyjścia, gdy sprawę przejmuje agent.

Dlatego pamiętaj, aby na początku kontaktować się z kandydatami jedynie pisemnie,
a na ustne ustalenia przejść dopiero po wybraniu 2-3 najbardziej odpowiadających rozwiązań, przy czym zawsze w ścisłej kooperacji z agentem i najlepiej w drodze skrupulatnie przygotowanego spotkania przy stole negocjacyjnym.

9. Dokumenty prawne

Chociaż możemy odnosić takie wrażenie to, pomijając aspekty związane z ofertą
w rozumieniu Kodeksu Cywilnego, zapytanie ofertowe samo w sobie nie jest dokumentem prawnym - w nim jedynie negocjujemy warunki finansowe oraz ogólne mechanizmy praw
i obowiązków stron. Jednak zawierając pewne aspekty finansowe i pozafinansowe już na etapie zapytania ofertowego możemy zapewnić sobie przewagę przy przyszłych negocjacjach prawnego i wiążącego dokumentu, którym jest umowa najmu.
Tym sposobem poznamy i potwierdzimy oczekiwania i postawę wynajmującego odnośnie praw i obowiązków najemcy budynku, a ustalone wcześniej warunki możemy zawrzeć
na umowie.

10. Zaufaj agentowi

Jeśli zdecydowałeś się na pomoc pośrednika, to pamiętaj, że jest on po Twojej stronie! Posiadacie wspólny cel, którym jest wybranie oferty najlepiej odpowiadającej Twoim oczekiwaniom, więc będzie on dążył do rozwiązania z którego będziesz najbardziej zadowolony - dlatego w otwarty sposób dziel się swoimi odczuciami i potrzebami.
Dzięki szczerej i otwartej współpracy ze specjalistą możemy uzyskać o wiele lepsze wyniki.

Chcesz być na bieżąco z naszymi poradnikami? – Zapisz się do newslettera!
Zajmie Ci to 2 minuty – kliknij tutaj.