Zmiana biura – o czym warto pamiętać?

Można śmiało powiedzieć, że postpandemiczna rzeczywistość wpłynęła nie tylko na nasze codzienne życie, ale również na rynek nieruchomości biurowych. Nauczeni doświadczeniem najemcy wykazują się teraz większą ostrożnością i przezornością,
również wynajmujący szukają metod ograniczenia własnego ryzyka. Część podstawowych zasad pozostała jednak niezmienna.

Czym więc kierować się, podejmując decyzję o zmianie biura w czasach po pandemii COVID-19? Poniżej postaramy się omówić najważniejsze aspekty.

Jeżeli to możliwe, planuj zmianę biura odpowiednio wcześnie

Podejmowanie decyzji o potencjalnej zmianie biura należy rozpocząć od sprawdzenia,
ile czasu pozostało w obecnej umowie najmu naszej firmy. Przy powierzchni mniejszej niż średnia dla rynku warszawskiego (ang. average lease size) – czyli ok.1200 mkw.,
na rozważenie dostępnych możliwości wystarczy ok. 12 – 18 miesięcy przed wygaśnięciem umowy. Niestandardowe zapotrzebowania, takie jak np.: integracja kilku lokalizacji
lub spełnienie szczególnych wymagań technicznych, a także zabezpieczenie odpowiedniej powierzchni przez największych najemców, wymagają znacznie większego wyprzedzenia.

W początkowym okresie pandemia spowodowała zamknięcie granic wielu krajów,
co wpłynęło na światowe łańcuchy dostaw. Problem z dostępnością niezbędnych do wykończenia biur komponentów lub zagrożenie terminowości ich dostaw okazały się dużym wyzwaniem dla wynajmujących i wykonawców prac aranżacyjnych. Utrudnienia
w zabezpieczeniu dostaw trwają od wielu miesięcy.

Jak lockdown w Chinach wpłynął na globalne łańcuch dostaw? Przeczytaj tutaj.

Zaangażowane w prace aranżacyjne powierzchni biura i jego wyposażenie bywa wiele stron – nie tylko najemca oraz wynajmujący. Dużą rolę odgrywają tutaj m.in. doradcy komercyjni, architekci, eksperci techniczni, podatkowi, generalny wykonawca
i podwykonawcy, a także liczni dostawcy np. materiałów budowlanych i mebli.
W przypadku utrzymywania się sytuacji z lockdownem i zatorami w dostawach, skoordynowanie działań tak wielu stron może zająć znacznie więcej czasu. Aby się przed tym zabezpieczyć niezbędne może okazać się od pół roku do roku (w zależności od skali) na sam proces projektowy i budowlany, i to już po uzgodnieniu warunków finansowych oraz prawnych. W przypadku największych najemców harmonogram prac wykończeniowych rozciąga się nawet na okres przekraczający 12 miesięcy.

Renegocjacja umowy najmu, czyli jak osiągnąć korzystny kompromis

Szukasz oszczędności, ale ciężko Ci określić, ile powierzchni Twoja firma będzie potrzebować za parę kolejnych lat? Być może renegocjacja obecnej umowy najmu będzie odpowiednim rozwiązaniem i pozwoli osiągnąć kompromis w obniżaniu kosztów.
W tym przypadku należy uwzględnić potrzeby wynajmującego, przestrzeń w której mieści się nasze biuro i realne możliwości uzyskania koncesji. Z pewnością warto skorzystać
z doświadczenia doradcy, który nie tylko posiada aktualną wiedzę rynkową, ale także moc negocjacyjną i będzie towarzyszył na każdym etapie przedsięwzięcia – od ustalenia potrzeb poprzez wsparcie w finalizacji umowy.

Czym jeszcze zajmuje się agent nieruchomości i w jakich działaniach może Ci pomóc? Sprawdź tutaj.

Kluczem do sukcesu będzie wytworzenie realnej konkurencji pomiędzy właścicielami alternatywnych lokalizacji i obecnym wynajmującym. Uzyskane warunki najczęściej prezentowane są na końcu procesu w formie analizy Stay vs Go.

Czasem najkorzystniejszym dla firmy rozwiązaniem może okazać się umowa nieco krótsza niż standardowe 5 lat. Wiąże się to jednak zawsze z niższym budżetem na dostosowanie
i odświeżenie powierzchni, a także z mniejszym pakietem zachęt finansowych
(rabaty i zwolnienia z czynszu). Najczęściej im dłuższy okres najmu jesteśmy w stanie zaakceptować – tym więcej możemy oczekiwać od właściciela budynku biurowego.

Przebuduj biuro

Jeżeli umowa najmu Twojego biura nie kończy się w najbliższym czasie, a powierzchnia, którą obecnie zajmujesz, nie wspiera w sposób zadowalający potrzeb zespołu, niezbędna może okazać się re-aranżacja, czyli po prostu przebudowa. Taki projekt również wymaga odpowiedniego przygotowania i kompetencji. Wyzwaniem będzie tu koordynacja działań podwykonawców i uzyskanie niezbędnych zgód wynajmującego. Kluczowe jest uzgodnienie zakresu i odpowiedzialności zaangażowanych stron za poszczególne działania. Upowszechnienie możliwości pracy zdalnej pomaga wielu firmom znaleźć odpowiedni czas na zmiany, a co za tym idzie okazję do wdrożenia niezbędnych ulepszeń.

Dobry czas na przeprowadzkę firmy

W pierwszym kwartale 2022 r. w Warszawie i miastach regionalnych widać zdecydowanie ożywienie popytu na rynku nieruchomości. Pokazuje to, że mimo ogólnej niepewności, firmy dalej się rozwijają i chcą mieć nowoczesne biura, dostosowane do zmieniających się potrzeb.

Stworzenie odpowiedniej przestrzeni do pracy, dostosowanej do kultury organizacji,
ale też nowej rzeczywistości, to dla wielu firm jedno z istotnych wyzwań. Wielu najemców zadaje sobie pytanie, jak powinno się pracować w kontekście długoterminowym, a nie tylko teraz.

W licznych projektach firmy te wspierają eksperci zajmujący się Strategią Środowiska Pracy i Zarządzania Zmianą. Dzięki konsultacjom możemy ustalić, co dla naszej firmy, jako pracodawcy jest najważniejsze na poziomie strategicznym, a następnie stworzyć w biurze taką przestrzeń, która poprzez odpowiednią aranżację wesprze nasze cele biznesowe.
Z tej perspektywy kończącą się umowę najmu, wizję przeprowadzki lub przebudowy biura, można potraktować jako dużą szansę „nowe otwarcie”.

Planuj, zabezpiecz elastyczność, wykorzystaj okazję

Wczesne określenie potrzeb naszej firmy pozwoli na odpowiednie zarządzanie ryzykiem biznesowym i wykorzystanie nieczęstych okazji na rynku biurowym. Pamiętaj,
że zabezpieczenie elastycznych ram ekspansji lub redukcji powierzchni w umowie nie jest łatwe do osiągnięcia, ale nie jest niemożliwe. Bardzo pomocne będzie tutaj wsparcie doświadczonego doradcy.