Opłaty eksploatacyjne w biurowcach

Opłaty eksploatacyjne, nazywane również serwisowymi, należą do jednych
z podstawowych elementów komercyjnych oferty wchodzących w umowę najmu. Razem z czynszem w znacznym stopniu składają się na wysokość ponoszonych
co miesiąc kosztów - nie dziwi zatem fakt, że przed podjęciem ostatecznej decyzji
o zmianie lokalizacji potencjalni najemcy porównują powierzchnie również pod kątem wysokości opłat eksploatacyjnych. Przy podobnych cenach czynszu, to właśnie
od ich wysokości może zależeć, czy konkretną ofertę będziemy uważać za atrakcyjną.

Opłaty eksploatacyjne w biurowcach -
za co płacisz?

Opłaty serwisowe, czyli tzw. service chargé, to koszty, które należy ponieść, aby możliwe było prawidłowe utrzymanie i użytkowanie budynku, w którym znajduje się wynajmowane przez nas biuro. Naliczane są w postaci zaliczek za m2 wynajmowanej powierzchni brutto. Ich wielkość jest szacowana i weryfikowana zwykle raz w roku, ponieważ mogą wzrosnąć np. po podniesieniu stawek energii elektrycznej na rynku.

Opłaty eksploatacyjne w biurze:

• Konserwacja i naprawa wynikająca z normalnego użytkowania budynku
• Koszty personelu odpowiedzialnego za utrzymanie budynku (tzw. maintenance)
• Zużycie energii oraz konsumpcja mediów w przestrzeniach wspólnych dla wszystkich najemców
• Koszty telekomunikacyjne usług ogólnych
• Usługi ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony w budynku
• Koszty funkcjonowania recepcji
• Utylizacja i odbiór odpadów
• Sprzątanie, konserwacja i naprawa pomieszczeń biurowych;
  (przynajmniej w podstawowym zakresie)
• Koszty ubezpieczenia budynku i terenu wraz z ubezpieczeniem OC najemcy
• Inne usługi związane z gruntami i budynkami niezbędne do prawidłowego utrzymania budynku

Warto już na etapie zapytania ofertowego lub przed podpisaniem umowy najmu upewnić się, czy w dokumentach znajdziemy dokładnie opisane elementy zawierające się
w opłatach serwisowych oraz listę usług, które płatne są dodatkowo.

Jakie są najczęstsze błędy przy składaniu zapytań ofertowych?

Płatne dodatkowo zazwyczaj są usługi dotyczące już bezpośrednio wynajmowanej przez nas powierzchni, czyli np. zużyta przez nas woda, energia elektryczna, ogrzewanie, Internet czy usługi sprzątające. Są tu jednak kwestie, na które powinniśmy zwrócić uwagę. Przykładem może być rozliczenie za energię użytą do obsługi klimatyzacji – w zależności od umowy może być wyceniana dodatkowo lub zawierać się już w opłatach eksploatacyjnych.

Co składa się na opłaty serwisowe
w biurze? Masz prawo wiedzieć

Pamiętaj, że przed podpisaniem umowy zawsze możesz zapytać o możliwość wglądu
w opłaty z lat poprzednich i sprawdzić, jak ich stawki formowały się na przestrzeni lat. Pozwoli to lepiej oszacować, czego możesz spodziewać się w przyszłości. Po podpisaniu umowy dobrą praktyką jest również przeprowadzanie corocznego audytu.

Czy wiesz, o co pytać przy wynajmie biura?

Koszty, które ponosisz, możesz również podzielić na dwie kategorie: stałe (kontrolowane)
i zmienne (niekontrolowane).

Wysokość kosztów stałych jest z góry określana w danym okresie rozliczeniowym.
To na przykład podatek od nieruchomości, ubezpieczenia, opłaty lokalne czy za użytkowanie wieczyste.

Natomiast koszty zmienne wynikają ze zużycia mediów, nieplanowanych napraw, ochrony budynku, administracji, serwisu sprzątającego w budynku oraz partycypowania
w utrzymaniu jego otoczenia (np. terenów zielonych lub fontann).

Prognozy opłat eksploatacyjnych
na 2023 rok

Poziom inflacji już teraz osiąga rekordowe wyniki, a w niedalekiej przyszłości możliwe są jej dalsze wahania. W bezpośredni sposób przekłada się to na koszty wynajmu biur,
a w szczególności na rosnące ceny prądu i gazu. Skutkować to będzie wzrostem zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych.

Warto zawczasu podjąć rozmowę z właścicielem lub zarządcą budynku i wspólnie zastanowić się nad sposobami oszczędzania energii oraz jej optymalnego wykorzystania. Czy w budynku stosuje się nowoczesne i dokładne mierniki energii? Czy niewykorzystana wspólna przestrzeń nie generuje dodatkowych kosztów? Czy budynek korzysta z tańszej energii odnawialnej? Są to pytania, na które warto sobie odpowiedzieć.

Zielone rozwiązania

Nowoczesne i ekologiczne obiekty w dużo większym zakresie mogą zaoferować rozwiązania i technologie wspierające oszczędność energii i zasobów. “Zielone” biurowce posiadają takie rozwiązania, jak np.:

• oświetlenie LED i strefowanie oświetlenia w biurach,
• monitorowanie zużycia mediów przez BMS,
• użycie baterii i spłuczek redukujących zużycie wody (perlatory i czujniki ruchu),
• system detekcji wycieków wody w celu zapobiegania pleśni,
• podlewanie zieleni ze sterownikiem pogodowym lub czujnikiem wilgotności gleby,
• odzysk szarej wody,
• stacje ładowania samochodów elektrycznych,
• segregacja odpadów, także w przestrzeniach zewnętrznych,
• edukacja i budowanie świadomości najemców poprzez specjalny program wydarzeń.

Niewykluczone, że w dłuższej perspektywie tańszym rozwiązaniem będzie zmiana lokalizacji naszego biznesu do bardziej nowoczesnego i ekologicznego budynku.

Najemcy czasem szukają możliwości samodzielnych umów na dostarczanie prądu.
Takie działania są często mało efektywne, ponieważ właściciel budynku ma znacznie większą zdolność negocjacyjną z dostawcami energii. Co więcej, deweloperzy i inwestorzy nieruchomości mogą inwestować w “czystą” energię, jak np. w farmy fotowoltaiczne
(na działkach lub dachach i elewacjach budynków), magazyny prądu i ciepła (lub zimna), pompy ciepła i konwektory, czy nawet rozwiązania wodorowe. Zakupy energii i duże kontrakty mogą generować zapasy i stałe, przewidywalne koszty. Warto więc jednoczyć siły, szukać odpowiedniej wiedzy i doradztwa, wspólnie podejmować decyzje i prowadzić negocjacje.

Czy pandemia spowodowała dużą ilość powierzchni w dobrych cenach?

Agent nieruchomości - czy to się opłaca?

Niedopatrzenie niektórych kwestii związanych z płatnościami czy błędy w oszacowaniu wydatków mogą nas słono kosztować. W obecnych realiach skutecznie przeprowadzony proces wynajmu lub negocjacji warunków umowy zyskują na znaczeniu jak nigdy dotąd. Warto skorzystać z wiedzy i doświadczenia ekspertów, ponieważ wynegocjowanie optymalnych warunków biznesowych i prawnych będzie wymagało dużo więcej czasu
oraz zaangażowania. Mogą oni posłużyć również jako wykwalifikowani doradcy,
którzy wykonają dla nas analizę rynku i przedstawią dobre praktyki.

Co jeszcze wchodzi w zakres działań agentów nieruchomości?

• Zbadanie potrzeb klienta (zainteresowanego sprzedażą, zakupem, najmem, wynajmem, podnajem, dzierżawą lub leasingiem nieruchomości),
• Pomoc w ustaleniu priorytetów i oczekiwań realnych do spełnienia,
• Doprecyzowanie możliwości finansowych i szukanie optymalnych rozwiązań,
• Znalezienie ofert dopasowanych do potrzeb (uwzględniając lokalizację, budżet
  i standard),
• Umówienie spotkania z pozostałymi stronami transakcji,
• Wsparcie w finalizacji transakcji,
• Pomoc w skomplementowaniu potrzebnej dokumentacji,
• wskazanie najlepszych architektów, prawników, czy zaufanych notariuszy.

Masz pytania związane z opłatami serwisowymi w nieruchomościach biurowych? Skontaktuj się z naszą konsultantką.