Odbiór powierzchni biurowych

Odbiór powierzchni biurowych jest ważnym momentem w procesie wynajmu powierzchni biurowej. Oznacza on zakończenie robót budowlanych i adaptacyjnych oraz przeniesienie praw i obowiązków związanych z użytkowaniem powierzchni na najemcę.

Odbiór powierzchni biurowych wiąże się z wieloma aspektami, o których warto pamiętać, aby uniknąć nieporozumień, sporów lub dodatkowych kosztów. W tym artykule przedstawimy 4 najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy odbiorze biura.

1. Termin i sposób zgłoszenia gotowości do odbioru

Pierwszą kwestią, którą należy ustalić z wynajmującym, jest termin i sposób zgłoszenia gotowości do odbioru powierzchni biurowej. Zazwyczaj wynajmujący informuje najemcę o tym fakcie za pomocą pisemnego zawiadomienia, w którym podaje datę i godzinę proponowanego odbioru. Najemca ma prawo do zgłoszenia swojej akceptacji lub odmowy terminu w określonym czasie, np. 3 dni robocze. Jeśli najemca nie zgłosi swojej decyzji w wyznaczonym terminie, uważa się, że wyraził zgodę na zaproponowany termin odbioru.

2. Protokół odbioru

Protokół odbioru jest dokumentem, który potwierdza stan techniczny i jakość wykonania powierzchni biurowej oraz ewentualne usterki lub braki. Protokół odbioru powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach i podpisany przez obie strony umowy najmu. Protokół odbioru powinien zawierać następujące elementy:

• dane identyfikacyjne stron umowy najmu
• adres i numer lokalu użytkowego
• powierzchnia użytkowa lokalu
• data i godzina odbioru
• opis stanu technicznego i jakości wykonania powierzchni biurowej
• lista usterek lub braków stwierdzonych podczas odbioru
• terminy i sposób usunięcia usterek lub braków
• inne postanowienia dotyczące np. gwarancji, kaucji, opłat eksploatacyjnych itp. 

3. Usterki i braki

Usterki i braki to wszelkie niezgodności między stanem faktycznym a umownym powierzchni biurowej, które wpływają na jej funkcjonalność, estetykę lub bezpieczeństwo użytkowania. Bywa też taka sytuacja, że usterki zauważymy podczas odbioru lub w okresie gwarancyjnym po odbiorze. Na jakie kategorie dzielimy usterki?

• usterki istotne - to takie, które uniemożliwiają lub znacznie utrudniają korzystanie z powierzchni biurowej lub stanowią zagrożenie dla zdrowia lub życia ludzi.
• usterki nieistotne - to takie, które nie wpływają na funkcjonalność powierzchni biurowej, ale mogą obniżać jej wartość lub estetykę.

Najemca ma prawo do żądania od wynajmującego usunięcia usterek i braków w określonym terminie. Jeśli wynajmujący nie wywiąże się z tego obowiązku, najemca może dochodzić swoich praw na drodze sądowej lub odstąpić od umowy najmu.

4. Przekazanie kluczy i dokumentów

Ostatnim etapem odbioru powierzchni biurowej jest przekazanie kluczy i dokumentów dotyczących wynajmowanego biura. Wynajmujący powinien przekazać najemcy wszystkie klucze, karty magnetyczne, piloty, kody dostępu itp., które umożliwiają wejście i wyjście z lokalu oraz korzystanie z instalacji i urządzeń. Wynajmujący powinien również przekazać najemcy wszystkie dokumenty, które są niezbędne do użytkowania powierzchni biurowej, takie jak:

• świadectwo charakterystyki energetycznej
• instrukcje obsługi i konserwacji instalacji i urządzeń
• certyfikaty bezpieczeństwa i jakości
• polisy ubezpieczeniowe
• rachunki za media i opłaty eksploatacyjne

Przekazanie kluczy i dokumentów powinno być potwierdzone pisemnie przez obie strony umowy najmu.

Podsumowując, odbiór powierzchni biurowych jest istotnym elementem umowy najmu lokalu użytkowego. Należy pamiętać o ustaleniu terminu i sposobu zgłoszenia gotowości do odbioru, sporządzeniu protokołu odbioru, zgłaszaniu i usuwaniu usterek i braków oraz przekazaniu kluczy i dokumentów. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych problemów, konfliktów lub strat finansowych. Odbiór powierzchni biurowych powinien być dokładny, rzetelny i uczciwy dla obu stron umowy najmu.

Masz pytania, wypełnij formularz.