Artykuł

Prawodawstwo w kwestii pracy zdalnej w 2023

Co mówi prawo na temat pracy zdalnej w 2023 roku? Nowe przepisy obowiązują od kwietnia — jakie zmiany się dokonały? Przeczytaj i poznaj nowe przepisy!

czerwca 16, 2023

Praca zdalna w Kodeksie Pracy 2023  Zasady pracy zdalnej w 2023 Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Praca zdalna – jak regulacje zmieniały się na przestrzeni czasu?

Przed pandemią praca zdalna nie była bardzo powszechna. Regulowały ją przepisy
o „telepracy”. Możliwość regularnego świadczenia przez pracownika pracy w sposób zdalny, tj. w sposób regularny poza zakładem pracy musiała być określona w specjalnym porozumieniu, umowie o pracę lub wewnątrzfirmowych regulacjach. W trakcie zagrożenia epidemicznego i epidemii praca zdalna stała się powszechną, nową rzeczywistością.

Przepisy definiujące nowe regulacje pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku
i są obowiązującymi przepisami pracy zdanej w Kodeksie Pracy 2023.

Praca zdalna w Kodeksie Pracy 2023

Nowelizacja Kodeksu Pracy 2023 roku przewiduje trzy rodzaje pracy zdalnej:
  1. Właściwa – oznacza pracę wykonywaną w całości lub częściowo poza miejscem pracy, przy czym miejsce pracy zdalne musi być uzgodnione z pracodawcą,
  2. Na jednostronne polecenie pracodawcy – wykonywana na czas określony
    z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od firmy,
  3. Okazjonalna – wyłącznie na wniosek pracownika, wykonywana maksymalnie przez 24 dni w roku.

Nowa formuła w założeniach miała być bardziej elastyczna i odpowiadać realiom wdrożonym w przedsiębiorstwach w pandemii. Czy tak jest?

office_baner_srodtekstowy

Definicja pracy zdalnej

Przepisy definiują pracę zdalną jako: „częściowo lub całkowicie wykonywaną w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. Uzgodnienia dot. pracy zdalnej (zgodnie z art.67 Kodeksu Pracy) może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w już trakcie stosunku pracy (z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika).
Wniosek musi być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. A ewentualna zmiana (np. czasowa) miejsca pracy musi być pracodawcy zgłoszona i przez niego zaakceptowana.

Zasady pracy zdalnej w 2023

Przepisy o pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku, definiują kilka zasad określających jej przebieg. Zaczynając od obowiązków nałożonych na pracodawcę,
po obowiązki pracownika.

Czy pracodawca musi się zgodzić na pracę zdalną?

Pracodawca nie musi zgadzać się na pracę zdalną, z określonymi wyjątkami.
Pewnym grupom pracowników (np. młodym rodzicom) pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej, tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo jej organizację. O przyczynie odmowy pracodawca musi jednak poinformować pracownika w terminie 7 dni roboczych. W zasadach pracy zdalnej w 2023 wyszczególnione zostały specjalnie uprzywilejowane grupy pracowników, które składając wniosek o pracę zdalną, będą objęte dodatkowymi uprawnieniami.

Są to:
  • pracownice w ciąży,
  • pracownicy wychowujący dziecko do 4. roku życia,
  • pracownik — rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jak określić zasady pracy zdalnej w 2023 w swojej firmie?

Rafał Wyziński, partner i szef zespołu Prawa Pracy w kancelarii RK Legal wskazuje na konieczność wyboru jednego z następujących sposobów wprowadzania regulacji dot. zasad pracy zdalnej w organizacji:

  1. porozumienie ze związkami zawodowymi
  2. regulamin pracy zdalnej
  3. polecenie pracodawcy
  4. porozumienie (umowa) z pracownikiem.

Decydując się na powyższe kroki, należy określić:

  • grupy pracowników objętych pracą zdalną
  • zasady pokrywania kosztów lub ustalenia ekwiwalentu
  • sposób komunikacji i potwierdzanie obecności
  • zasady kontroli
  • BHP
  • Ochrona informacji, w tym danych osobowych

Sam regulamin czy porozumienie to nie wszystko. Oprócz regulaminu pracy zdalnej pracodawca powinien przygotować dla pracownika szereg innych dokumentów, takich jak:

  1. Wniosek o pracę zdalną
  2. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z nowymi zasadami
  3. informacja zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej
  4. Nowa ocena ryzyka zawodowego
  5. Oświadczenie o zapoznaniu się i przestrzeganiu zasad BHP
  6. Procedura ochrony danych osobowych w związku z pracą zdalną
  7. Nowy wzór informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 k.p. / uzupełnienie informacji

Okazjonalna praca zdalna

Kodeks pracy wprowadził również definicje okazjonalnej pracy zdalnej. Taki sposób pracy pracownik może wykorzystać w maksymalnym wymiarze 24 dni w roku, na podstawie wniosku złożonego do pracodawcy. Zasady pracy zdalnej okazjonalnej ustalane są bezpośrednio i muszą uwzględniać zasady ochrony danych oraz kontroli wykonywania pracy.


Czytaj raport, gdzie wymieniliśmy 3 najważniejsze czynniki, które sprawiają, że praca
w domu jest trudniejsza, a czasem wręcz niemożliwa — Praca z domu czy z biura?


Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Pracodawca będzie zobowiązany do wyposażenia pracownika w niezbędne narzędzia do wykonywania pracy zdalnej, w tym urządzenia techniczne, jak: laptop i telefon komórkowy. Ponadto zmiana w Kodeksie pracy ustanowiła o konieczności pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych.

Pozostałe obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną to pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu o pracy zdalnej, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem, a także odpowiednie szkolenia i pomoc techniczną.

Najbardziej popularną formą wypełnienia obowiązku pokrycia kosztów jest ryczałt albo wypłata ekwiwalentu. Ich wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu mają być brane pod uwagę
w szczególności:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
  • ich udokumentowane ceny rynkowe,
  • ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe,
  • normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Podsumowując, najważniejsze obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną to uzgodnienie z pracownikiem miejsca pracy zdalnej, zasad pracy zdalnej w regulaminie lub umowie i poinformowanie pracownika o jego prawach i panujących zasadach podczas wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązki pracownika związane z pracą zdalną

Mówiąc o obowiązkach pracodawcy związanych z pracą zdalną, powinniśmy przyjrzeć się również pracownikom, po których stronie również pozostaje wiele obowiązków.
Obowiązki pracownika związane z pracą zdalną to między innymi uwzględnianie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Według Kodeksu Pracy 2023 pracownik powinien przed rozpoczęciem pracy zdalnej uzgodnić z pracodawcą miejsce wykonywania pracy oraz ustalić czas jej trwania.

Obowiązki pracownika obowiązują zgodnie z zwartą umową o pracę i muszą być realizowane w sposób zapewniający osiągnięcie celów pracodawcy.

Podczas wykonywania pracy zdalnej i ustalania jej warunków według nowych zasad pojawiają się praktyczne problemy i wątpliwości, takie jak:

  • Czy mamy jako pracodawca obowiązek dostarczać monitory do pracy zdalnej?
  • Czy powinniśmy pracownikowi kupić biurko i fotel do pracy zdalnej?
  • Czy do kosztów energii wliczać np. koszty oświetlenia?
  • Czy powinniśmy zwracać pracownikowi za zużycie wody (w czasie pracy zdalnej)?
  • Czy w regulaminie wpisywać konkretną stawkę ryczałtu?
  • Czy podróż z domu do pracy jest podróżą służbową?

To tylko wybrane przykłady, które jednak obrazują, jak wiele wyzwań czeka organizacje po wprowadzeniu nowych przepisów prawa pracy.

Rafał Wyziński, partner w RK Legal, wskazuje, że nowe regulacje wymagają przemyślanego i kompleksowego podejścia:

Organizacje powinny z jednej strony dostosować się do nowych wymogów prawnych, które za niedługi czas będą zapewne kontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy.
Z drugiej strony nowe procedury muszą być dostosowane do praktyki w danej firmie, jej wielkości, posiadanych systemów HR. Warto też rozmawiać z pracownikami i wyjaśnić im, skąd potrzeba nowych regulacji oraz jakie są obecnie w formie zasady zwrotu kosztów za pracę zdalną. Warto także przeszkolić pracowników zdalnych z zasad bhp według nowych regulacji
” – dodaje adwokat.

mecenas Rafał Wyziński, praca zdalna w kodeksie pracy 2023, obowiązki pracownikaw kontekście pracy zdalnej
Artykuł stworzony przy współpracy z kancelarią RK Legal z Rafałem Wyzińskim,
po warsztatach na temat „Prawne uwarunkowania pracy zdalnej”


Jeśli chciałbyś uzyskać pomoc z obszaru pracy zdalnej i jej wprowadzenia w swojej firmie – skontaktuj się z nami!

Napisz do naszego eksperta

Autorzy

  • Olga Polikowska

    Senior Consultant

    Zdjęcie Olga Polikowska

    Specjalizacja: Starsza Konsultantka, zajmuje się reprezentacją Najemcy w Dziale Powierzchni Biurowych. Odpowiada za pozyskiwanie nowych najemców i utrzymanie relacji z obecnymi. Analizując wymagania klienta, rekomenduje właściwe rozwiązania, zapewniając oszczędność kosztów i efektywność powierzchni.