Inkluzywne miejsce pracy – co to oznacza?

W dobie globalizacji oraz postpandemicznej rzeczywistości organizacje chcące przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty zaczynają myśleć nie tylko o wynagrodzeniach i benefitach pozapłacowych. Firmy działające aktywnie na rzecz uatrakcyjnienia biura i organizacji, które przyciągają różnorodnych pracowników z całego świata, mierzą się obecnie z nowymi wyzwaniami, jakimi są integracja kultur i grup społecznych oraz stworzenie wszystkim bezpiecznego środowiska pracy i przestrzeni do rozwoju.

Co to znaczy inkluzywność? Czy to nie to samo co różnorodność?

Różnorodność, to przede wszystkim szeroko rozumiane cechy demograficzne. Jest tym wszystkim, co możemy zaobserwować lub dowiedzieć się od danej osoby – to m. in. wiek, płeć, rasa czy pochodzenie, ale także przynależność do środowisk LGBTQ+ czy posiadanie niepełnosprawności.

Inkluzywność będzie pewnym procesem włączania, w którym chcemy by wszyscy byli słyszani, a różne potrzeby zostały dostrzeżone i zaspokojone. Amerykańska ekspertka w dziedzinie D&I (Diversity and Inclusion – ang. różnorodność i włączenie), Vernā Myers stworzyła trafną metaforę, pomocną w wyczuciu subtelnej różnicy pomiędzy tymi terminami: "Różnorodność jest zaproszeniem na bal, ale włączenie jest proszeniem do tańca".

Przykłady wykluczeń – obszary do poprawy

Jest kilka grup społecznych, których potrzeby zasługują na szczególną uwagę w kontekście włączania w środowisku biurowym. Będą to przede wszystkim osoby z niepełnosprawnościami, które mogą mierzyć się z wykluczeniem transportowym, brakiem dostępu do obiektu czy technologii. Kolejną grupę stanowią osoby neuroróżnorodne i atypowe, czyli takie, które cechują się nieco innym funkcjonowaniem mózgu – mowa tu o osobach w spektrum autyzmu, czy zmagających się z ADHD, którym ciężko odnaleźć się w ustandaryzowanym środowisku biurowym.

Dla nich ważne będą miejsca pracy dopasowane do ich zmieniających się potrzeb – główny czynnik wpływający na efektywność takich osób, to obciążenie sensoryczne, czyli natężenie hałasu, zapachów i bodźców wizualnych. Przestrzenie prywatne, z dużą ilością naturalnego światła i małą ilością bodźców zewnętrznych pomogą stworzyć komfortowe warunki pracy dla osób o specjalnych wymaganiach.

Inną grupą społeczną, która może czuć się wykluczona są kobiety. Kwestie luk płacowych, tzw. szklanego sufitu (brak możliwości awansu na stanowiska kierownicze) czy poczucie odpowiedzialności za członków rodziny i poświęcenie czasu na opiekę nad dziećmi i osobami starszymi – te czynniki często mogą powodować spadek efektywności w pracy. Ostatnia, często wykluczana grupa to osoby starsze, które nie dostosowują się tak szybko do dynamicznie zmieniającego się środowiska biurowego i mogą mieć kłopoty z korzystaniem z nowych technologii.

Wspierające środowisko organizacji umożliwiające chociażby elastyczne godziny pracy czy szkolenia dla pracowników będzie przyczyniać się do wyrównywania szans oraz poprawy komfortu pracowników, a co za tym idzie – rozwoju całego biznesu.

Co to jest inkluzywne miejsce pracy?

Budując firmową politykę różnorodności coraz częściej można spotkać się z pojęciem inkluzywnego miejsca pracy. Jak stworzyć takie biuro, by wszyscy czuli się w nim dobrze?

Niezależnie od tego, czy właśnie planowana jest zmiana siedziby firmy, czy obecna umowa najmu trwa jeszcze parę lat, stworzenie przyjaznego środowiska pracy będzie działaniem odbieranym pozytywnie. To, na co pracownicy zwracają w obecnych czasach szczególną uwagę, to samo miejsce wykonywania pracy. Spędzają oni nawet 1/3 doby przy biurku, dlatego bardzo ważne jest, by nie tylko jako pracodawca spełnić wymogi przepisów BHP, zapewniając choćby regulowane krzesło i odpowiednią ilość światła, ale wyjść naprzeciw i stworzyć więcej niż komfortowe warunki do wykonywania swoich obowiązków – miejsce, które zwiększy produktywność, pozwoli na efektywną pracę grupową albo da chwilę ukojenia po ciężkich negocjacjach z trudnym klientem.

Oprócz biura drugim kluczowym składnikiem inkluzywnego miejsca pracy będzie stworzenie bezpiecznej i wspierającej atmosfery, która pozwoli wszystkim pracowniom poczuć się słyszanym i szanowanym. Punktem wyjścia może być wdrożenie strategii D&I przez dział HR lub kadrę zarządzającą.

Jak stworzyć inkluzywne biuro?

Idealną sytuacją na stworzenie lub poprawę warunków pracy jest moment wyboru nowego biura. Pierwszym etapem przy projektowaniu nowej powierzchni biurowej jest zidentyfikowanie potrzeb pracowników. Jak to zrobić? Najprościej będzie zapytać – sprawdzą się burze mózgów, kameralne spotkania, konsultacje, stworzenie anonimowej ankiety czy wybór specjalnego zespołu projektowego reprezentowanego przez różne grupy społeczne i włączenie go do procesu projektowania biura.

Drugi etap to analiza zebranych informacji i próba zaprojektowania biura, które będzie służyło wszystkim pracownikom. W odpowiedzi na różne potrzeby poniżej przedstawiam kilka pomysłów na uatrakcyjnienie biura dla różnorodnych osób:

• Miejsca pracy grupowej – odpowiednio wyciszone lub wygrodzone miejsca sprzyjające wspólnej pracy, wyposażone w narzędzia zwiększające produktywność, takie, jak tablice multimedialne czy biblioteki.
• Różne sale spotkań – od takich przeznaczonych na kameralne spotkania 1:1, poprzez mniej formalne pomieszczenia z fotelami i kanapami dla gości, aż po większe sale konferencyjne z dużym stołem i sprzętem umożliwiającym prowadzenie telekonferencji.
• Pomieszczenia służące do odpoczynku – na przykład wygłuszony, zacieniony i zamykany pokój, który będzie służył osobom atypowym czy wrażliwym na bodźce do wyciszenia się.
• Siłownia i inne formy aktywności ruchowej – takie pomieszczenie może pomóc pracownikom nie tylko odstresować się, ale także zintegrować z zespołem.
• Kuchnia z jadalnią – coraz częściej spotykanym trendem w funkcjach biurowych, jest w pełni wyposażona kuchnia, w której można ugotować posiłek od podstaw – często kuchnia i jedzenie jest częścią kultury i jest kluczowe dla poczucia przynależności do organizacji i budowania zintegrowanego zespołu.
• Pomieszczenia do modlitwy i medytacji – jako wsparcie różnorodnych wyznań i wyraz akceptacji dla wszystkich pracowników, niezależnie od wyznawanej wiary czy pochodzenia.

Ostatni etap, to wdrożenie tych pomysłów w życie. Oprócz wyżej wymienionych przestrzeni należy nadal pamiętać o efektywnych miejscach pracy indywidualnej, które bez odpowiedniego umeblowania nie będą dobrze spełniały swojej funkcji. Warto dobrać wyposażenie biura tak, by służyło wszystkim pracownikom. Standardem będzie biurko z regulowaną wysokością i odpowiednim oświetleniem, wyjściem naprzeciw różnym potrzebom będzie natomiast zapewnienie różnych form siedzisk – krzeseł biurowych, siodeł, kanap, foteli, leżanek, puf czy nawet specjalnej przestrzeni do pracy na podłodze. Takie zróżnicowanie miejsc pracy pozwoli każdemu pracownikowi znaleźć przestrzeń dla siebie.

O czym pamiętać przy projektowaniu inkluzywnego biura?

O czym należy pamiętać? Że projekt to nie tylko układ pomieszczeń i mebli, ale również estetyka - dobór kolorów, wzorów i materiałów. Mnogość tekstur i jaskrawe kolory mogą przebodźcowywać, podczas gdy stonowane kolory i odpowiedni dobór oświetlenia spowodują, że organizm pozostanie w skupieniu. Skomplikowanie otoczenia może powodować problemy w orientacji i poruszaniu się. Czytelny wayfinding – drogowskazy na budynku, jeśli dobrze przygotowane, mogą być świetnym ułatwieniem swobodnego poruszania się w terenie.

Warto także oddzielać akustycznie poszczególne przestrzenie – sprawdzą się tu naturalne bariery, jak roślinność, regały, panele akustyczne, ścianki lub półścianki działowe, można wykorzystać gotowe budki telefoniczne, specjalne meble z wygłuszeniem czy pokoje o odpowiedniej odporności na hałas. Projekt wnętrz to bardzo ważny czynnik wpływający na efektywność pracowników w biurze.

Jak dostosować stare biuro do nowych trendów?

W czasie trwania umowy najmu nie mamy aż takiej swobody w kształtowaniu nowych przestrzeni do pracy, natomiast w ramach posiadanej powierzchni i reorganizacji funkcji jest możliwe efektywne zagospodarowanie biura tak, by dostosować ją do nowych potrzeb zmieniającego się rynku.

Co zrobić w istniejącym biurze? Na początek mogą być to drobne zmiany układu funkcjonalnego, ustawienia biurek czy dołożenie barier wizualno-akustycznych, które poprawią komfort pracy. To także odświeżenie powierzchni – zmiana koloru czy wzoru tapet również może wpłynąć pozytywnie na odbiór miejsca pracy i zwiększenie efektywności. Dobrym pomysłem będzie też wymiana wyposażenia biurowego i mebli lub reorganizacja w ramach posiadanych zasobów.

Jak promować inkluzywność w firmie? Jak wpływa ona na zespół?

Włączające miejsce pracy cechuje przede wszystkim pełen szacunek do drugiej osoby, brak jakichkolwiek uprzedzeń, poczucie bezpieczeństwa, docenienie i sprawiedliwe traktowanie. Wszyscy pracownicy, bez względu na cechy osobiste czy status społeczny, są zachęcani do angażowania się i realizowania zawodowego. Wyżej wymienione wzorce zachowań są niezbędne, by stworzyć biuro dla różnorodnej społeczności w organizacji. Pozytywne środowisko pracy może dodatkowo zwiększać poczucie przynależności do firmy a także motywować i rozwijać kreatywność i innowacyjność.

Poniżej wymienione zostały przykłady dobrych praktyk wzmacniających inkluzywność w miejscach pracy:

1. Zapewnienie pełnej dostępności i udogodnień dla osób z niepełnosprawnościami – nie tylko wybór budynku na siedzibę firmy, który zapewnia swobodny dostęp dla wózków, specjalnie przeznaczone toalety, oznaczenia w alfabecie Braille’a czy obsługę osób Głuchych, ale także m.in. organizację szkoleń ułatwiających osobom z niepełnosprawnościami zdobywanie kompetencji zawodowych czy programy wspierające dopełnianie formalności związanych z zatrudnieniem.
2. Elastyczny czas pracy – z takiego benefitu może skorzystać szerokie grono pracowników – będą to osoby które godzą obowiązki służbowe i rodzinne, ale także osoby, które mają różne poziomy efektywności w zależności od pory dnia.
3. Dostępność cyfrowa – ułatwienie dostępu do wiedzy o technologiach dla osób starszych poprzez szkolenia oraz aktywności zmierzające do integracji pokoleń.
4. Celebrowanie różnorodności poprzez wspólne aktywności, spotkania zespołowe, na których omawiane są bieżące problemy wszystkich osób. W przypadku pracy zdalnej to mogą być spotkania on-line o stałych porach, które będą ekwiwalentem pogawędki przy kuchennym ekspresie. Wzmacnianie integracji będzie doskonałą okazją do poszerzenia wiedzy i horyzontów.
5. Stworzenie polityki D&I (Diversity & Inclusion) i wrdożenie jej w organizacji, pomocne będą także szkolenia liderów zespołów oraz promowanie kultury włączającej poprzez na przykład stworzenie słowniczka zakazanych słów.

Różnorodność i inkluzywność - podsumowanie

Kluczem jest tu zrozumienie, że każdy człowiek odbiera świat na swój sposób, a co za tym idzie, każdy będzie miał indywidualne potrzeby. Spełnienie takich specjalnych potrzeb pokazuje wszystkim pracownikom – i obecnym, i potencjalnym, że w takiej organizacji mogą się czuć szanowani, mogą realizować się zawodowo, nie będą ograniczani czy dyskryminowani.

Inkluzywność to przede wszystkim przeciwdziałanie dyskryminacji, ale może być też realizowana poprzez odpowiednie zarządzanie kapitałem ludzkim. Wykorzystanie potencjału różnorodności, pomysłów, punktów widzenia i świadome budowanie zróżnicowanego zespołu może przyczynić się do rozwoju całej organizacji i biznesu.