Compliance officer - kim jest? System compliance a ESG

Compliance office – czym zajmuje się osoba zatrudniona na takim stanowisku?
Na czym w praktyce polega praca i jakie kompetencje będą niezbędne, aby rzetelnie wykonywać powierzone obowiązki?

Kto to jest compliance officer?

Compliance officer to termin używany w j. angielskim. W bezpośrednim tłumaczeniu jest to osoba czuwająca nad zgodnością. W jakim zakresie? W każdym, choć obowiązki pracownika skupiają się głównie wokół kwestii prawnych, zarówno w kontekście prawa krajowego, jak i międzynarodowego. Specjalista czuwa, aby przestrzegane były prawa branżowe, ale także przyjęte przez firmę określone standardy, regulaminy wewnętrzne itp.

W praktyce compliance to działania na poziomie całego podmiotu, a stanowisko compliance officer to znacznie więcej. Zakres zadań koniecznie należy rozpatrywać
w sposób procesowy, ponieważ prawidłowa realizacja zagadnień, w szczególności w dużych podmiotach, wymaga stworzenia więcej niż jednego stanowiska pracy. Zadaniem zespołu jest kompleksowe czuwanie nad zgodnością prowadzonych przez firmę działań. Tworzenie regulaminów i procedur, monitorowanie obowiązującego stanu prawnego oraz dostosowanie zadań firmy do zmieniającego się otoczenia zewnętrznego, w tym prawnego, w którym działa podmiot, a to tylko wybrane zadania stawiane przed zespołem.

Stanowisko compliance officer początkowo wprowadzone zostało w bankowości,
gdzie działanie podmiotów zgodnie z literą prawa, w tym w oparciu o ustawę o bankowości jest wyjątkowo ważne. Regulacje ustalone przez ustawodawcę są wiążące dla wszystkich podmiotów działających w tym sektorze. Jednak zmiany w gospodarce, niestabilność ekonomiczna, a także wyjątkowo dynamiczne zmiany, jakie mają miejsce w otoczeniu zewnętrznym firmy sprawiają, że coraz większa liczba podmiotów działających w różnych branżach decyduje się na zatrudnienie eksperta, który czuwał będzie nad zgodnością. Najważniejszym zadaniem jest monitorowanie i szacowanie ryzyka, jakie wiąże się
z brakiem przestrzegania ogólnie przyjętych zasad, norm, procedur, zarówno prawnych, branżowych, jak i tych, które przyjęte zostały na poziomie konkretnej firmy.

System compliance w przedsiębiorstwie to sposób na to, aby zredukować ryzyko związane ze stratami, w tym finansowymi, do jakich mogłoby dojść na skutek braku zgodności działania i obowiązujących w firmie procedur z przepisami prawa. Zapobieganie stratom finansowym, ale też utracie reputacji i dobrego imienia, są w dzisiejszych czasach tak samo istotne.

Compliance officer a ESG

Praca na stanowisku compliance officer to bardzo szeroki zakres obowiązków, nic więc dziwnego, że przed kandydatem stawiane są wysokie wymagania. Wiedza i umiejętności powinny pomóc skutecznie zarządzać ryzykiem, oceniać realne zagrożenia i niwelować ich wpływ na funkcjonowanie i reputację podmiotu. Wśród zadań specjalisty wymienić należy w szczególności:

• opracowywanie strategii działania podmiotu, aby wszystkie realizowane zadania zgodne były z obowiązującymi przepisami, procedurami i normami,
• prowadzenie audytów wewnętrznych, kontrola i monitorowanie poprawności procedur oraz ich przestrzegania przez osoby zatrudnione w firmie,
• współpraca z podmiotami zewnętrznymi (np. kancelarią prawną, kontrahentami, podmiotami zajmującymi się profesjonalnym wykonaniem audytów itp.),
• raportowanie prowadzonych działań, w tym stopnia przestrzegania przepisów
  i procedur przełożonym oraz zarządowi.
  
  

Dynamiczne zmiany na rynku, sytuacja prawna, w jakiej funkcjonuje przedsiębiorstwo sprawiają, że zawód compliance officer przez wiele podmiotów postrzegany jest jako zawód niosący duży potencjał. Doświadczenie i wiedza w zakresie prawa, przeprowadzania audytów, controllingu w firmie mogą pomóc realizować zadania stawiane przed specjalistą CO. Wzrost znaczenia zawodu sprawia, że coraz częściej podmioty sięgają po specjalistyczne narzędzia, przygotowane po to, aby wspomagać realizację powierzonych zadań.

pracy specjalisty od zarządzania ryzykiem i zgodnością nie można zapominać, że wszelkie analizy prowadzić trzeba w szerokim kontekście, bo tylko takie ujęcie pozwala dokonać rzetelnej i całościowej oceny otoczenia. Nic zatem dziwnego, że często pojawiają się pytania dotyczące połączeń compliance officer a ESG. Aby dobrze zrozumieć zagadnienie należy zrozumieć czym jest ESG? Jest to skrót pochodzący z j. angielskiego, “environmental, social and corporate governance”, co w tłumaczeniu na j. polski oznacza naturalne środowisko, społeczeństwo oraz ład korporacyjny, w którym funkcjonuje dana firma. Jakie aspekty obejmuje ESG w praktyce i dlaczego jest tak istotne? Współczesne otoczenie konkurencyjne nakłada na podmioty bardzo wysokie wymagania, im lepiej będą przestrzegane pewne zasady, tym korzystniej firma postrzegana będzie m.in. przez potencjalnych kontrahentów. ESG jest obecnie jednym z istotniejszych czynników, jakie brane jest pod uwagę w czasie wyboru podmiotów współpracujących. Kryteria dotyczące:

• ochrony środowiska, w tym kwestie związane z emisją zanieczyszczeń, zarządzania energią,
• kwestii społecznych, w tym poszanowanie praw człowieka i pracownika, zarówno wewnątrz struktur organizacyjnych podmiotu, jak i poza nimi, brak dyskryminacji
  ze względu na wyznanie, płeć, kolor skóry itp.,
• ładu korporacyjnego, obejmującego strukturę organizacyjną podmiotu, strukturę zarządu, prawa i wynagrodzenie akcjonariuszy,
  
  

to kwestie, które mają istotne znaczenie dla funkcjonowania firmy i tego, jak jest postrzegana na zewnątrz. Warto mieć świadomość, że elementy te mogą pomóc firmie
w rozwoju, ale jednocześnie stanowią spore zagrożenie, jeśli zostaną zbagatelizowane.
Na szczęście dzięki compliance manager firma może skutecznie oszacować ryzyko i zapobiec trudnościom, przy jednoczesnym maksymalnym wykorzystaniu szans. Tu dużą rolę odgrywa również facility manager, czyli specjalista od zarządzania udogodnieniami. Jego rolą jest optymalizacja wydajności miejsca pracy, głównie przez odpowiednie zarządzanie nieruchomościami oraz kompleksową i profesjonalną obsługę techniczną.

System zarządzania zgodnością: podsumowanie

W pracy compliance officer jednym z najważniejszych narzędzi pozwalających na skuteczną realizację zadań jest odpowiednio dopasowany do potrzeb organizacji
system zarządzania zgodnością. W j. angielskim oznaczany skrótem CMS,
od Compliance Management System. Należy mieć świadomość, że samo określenie zasad, reguł i procedur, ich zgodności z prawem krajowym i międzynarodowym to zbyt mało.
O compliance mówić trzeba nie w kontekście pojedynczego działania, ale procesu, obejmującego także monitoring i nadzór poprawności działań, jak też regularną analizę
i wprowadzanie ewentualnych modyfikacji.

W praktyce wdrożenie systemu zarządzania zgodnością w firmie jest bardzo korzystnym rozwiązaniem. Specjaliści podkreślają, że najlepiej, jeśli CMS wprowadzany będzie
w oparciu o normę ISO 19600, która zawiera zestaw wytycznych, istotnych dla poprawnego wdrożenia CMS w podmiocie. Dużą zaletą normy ISO 19600 jest jej uniwersalny charakter, który sprawia, że bez problemu może być ona wykorzystana w każdej firmie, bez względu na branżę, w której prowadzona jest działalność. Norma określa wyłącznie ogólne zasady i wytyczne, które traktować należy jako zalecenia, które mogą, lecz nie muszą być uhonorowane i przestrzegane.