Zgromadź wszystko w jednym miejscu: Twój przewodnik po konsolidacji powierzchni biurowych

Przyszłość biura: Korzyści z konsolidacji powierzchni

Konsolidacja to działanie podjęte w celu uzyskania wewnętrznej spójności struktury. Jest ona naturalnym procesem w gospodarce wolnorynkowej i następstwem m.in. dążenia podmiotów gospodarczych do zwiększenia udziału w rynku i osiągania zadowalających efektów dotyczących obniżenia kosztów, jakie należy ponieść w celu wytworzenia produktów lub usług. Proces konsolidacji w rozdrobionej branży daje szansę na zwiększenia skali jej działalności.

Zła sytuacja gospodarcza z 2020 roku przyczyniła się do dużych zmian w stylu pracy, co widoczne jest do dnia dzisiejszego, a mianowicie w aktualnych warunkach gospodarczych pracodawcy coraz częściej rozważają konsolidację, racjonalizację i podnoszenie jakości swoich powierzchni biurowych. Firmy pragną dysponować odpowiednią przestrzenią biurową, która przyciągnie najlepszych specjalistów. W tej kwestii kluczowa jest lokalizacja i wykończenie wnętrza – powinno być ono komfortowe i sprzyjające pracy.

Konsolidacja powierzchni biurowych jest równoznaczna z korzyściami, takimi jak:

• uzyskanie większej siły przetargowej przedsiębiorstwa wobec swoich partnerów,
• zwiększenie świadomości, rozpoznawalności i skuteczności firmy w zakresie działań marketingowych i promocyjnych. To z kolei przekłada się na większe zyski i rozwój przedsiębiorstwa – potencjalni klienci mają wówczas świadomość istnienia biura, które pozytywnie im się kojarzy,
• obniżenie kosztów funkcjonowania firmy, wynikające z dzielenia się zasobami, takimi jak np. oprogramowanie, marketing, szkolenia i kadry,
• zwiększenie skali działalności, co umożliwia korzystanie z większej liczby zasobów i możliwości,
• poprawa jakości usług – przedsiębiorstwo może wówczas zatrudnić wielu doświadczonych i wysoko wyspecjalizowanych specjalistów.

Konsolidacja powierzchni biurowych to także wymiana doświadczeń, integracja i rozbudowana społeczność. Ważnym aspektem jest otaczanie się ludźmi, którzy wzajemnie się wspierają i pomagają w każdej sytuacji. Należy pamiętać o tym, że atmosfera pracy przekłada się na jej wydajność.

Obecna oferta powierzchni biurowych dostępnych na rynku nieruchomości jest zróżnicowana. Obiekty biurowe charakteryzują się nie tylko wysokim standardem wykończenia wnętrz i oryginalną architekturą, ale i zaaranżowanymi częściami wspólnymi, co pozytywnie wpływa na odbiór firmy przez pracowników, konkurencję i klientów.

Przedsiębiorcy, decydując się na konsolidację, jako instrument realizacji strategii, która nakierowana jest na zwiększenie udziału w rynku, mogą wykorzystywać aktywizację. Jest to proces, który doprowadza do podjęcia działania wypływającego z wewnętrznej motywacji — pracownicy wykazują wówczas chęć uczenia się, co może przyczynić się do rozwoju firmy.

Jak zacząć? Pierwsze kroki do konsolidacji

Ważnym aspektem wpływającym na wydajność i morale pracowników jest układ przestrzeni biurowej. Badania środowiska pracy wskazują potrzebę uatrakcyjnienia i poprawy warstwy funkcjonalnej biura. Należy także skupić się na zwiększeniu użyteczności i elastyczności przestrzeni, co pozytywnie ma wpłynąć na frekwencję wśród pracowników, która przez niedoskonałości funkcjonalne czy techniczne powierzchni stała się bardzo niska.

Krok 1: Analiza środowiska pracy i znalezienie odpowiedniej lokalizacji dla przyszłego skonsolidowanego biura

Pierwszym i najważniejszym krokiem do konsolidacji jest analiza dotycząca środowiska pracy, która pomoże w znalezieniu odpowiedniego miejsca na ulokowanie swojej przestrzeni biurowej. Lokalizacja wpływa na rozpoznawalność przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, na osiągane przez firmę zyski. Ważne, aby było to miejsce dobrze kojarzące się partnerom biznesowym, jak i samym pracownikom.

W tym celu warto korzystać z pomocy specjalistów, jakimi są doradcy strategiczni, którzy doskonale rozumieją powierzchnie biurowe i godnie będą reprezentować interesy swoich klientów.

Krok 2: Określenie funkcji różnych obszarów w przestrzeni biurowej

Optymalizacja i odpowiednie zarządzanie powierzchnią biurową wymagają skrupulatnego planowania, oceny i identyfikacji obszaru. Dlatego ważne jest określenie funkcji różnych obszarów i ich najlepszej lokalizacji w danej przestrzeni. Przykładowo obszary, z których ma korzystać klient, powinny znajdować się przy wejściu, natomiast obszary administracyjne, jak najdalej od niego.

Krok 3: Rozplanowanie układu mebli i sprzętu

Trzecim krokiem do konsolidacji powierzchni biurowej, jest staranne rozplanowanie i w niemal całości zaadaptowanie biura. Warto więc ustalić wcześniej układ mebli i sprzętu w celu zapewnienia łatwego dostępu do narzędzi pracy i stworzenia odpowiedniej ilości stanowisk. Brak miejsca to jedno z największych wyzwań w optymalizacji i konsolidacji przestrzeni biurowej. Chcąc zebrać w jednym miejscu większą ilość specjalistów, należy zapewnić maksymalnie dużą przestrzeń do przechowywania dokumentów. Warto umieścić szafki i półki pionowo na ścianie i rozważyć wykorzystanie szuflad pod biurkiem i szafek na kółkach.

Krok 4: Stworzenie komfortowego i produktywnego środowiska pracy

Efektywność pracowników wzrasta w odpowiednio zaaranżowanym miejscu, dlatego że towarzyszy im poczucie przychodzenia do miejsca, gdzie się nie tylko pracuje, ale i dobrze spędza czas. Należy zadbać o oświetlenie – najlepsze jest naturalne światło, jednak nie zawsze pozwalają na nie warunki, dlatego warto rozważyć instalację dobrego oświetlenia sztucznego o ciepłej barwie. Każdy pracownik z pewnością doceni także ergonomiczne krzesła i biurka, które zapewnią wygodne miejsca do pracy. Mimo umieszczenia w jednym miejscu znacznej ilości stanowisk, w skonsolidowanej powierzchni biurowej powinno być widoczne przeniesienie środka ciężkości w kierunku pracy wspólnej.

Podczas konsolidacji przestrzeni biurowej nie można zapomnieć o technologii i narzędziach, które ułatwią pracownikom wykonywanie ich codziennych obowiązków, jak np. wykorzystanie technologii chmury obliczeniowej. Umożliwi ona tworzenie kopii i odzyskiwanie danych, a także usprawni wymianę informacji pomiędzy specjalistami.

Poradnik: Jak unikać typowych błędów

W obliczu stale rosnącej konkurencji i wymagań klientów, wiele firm szuka sposobów na zwiększenie swojej rozpoznawalności, skuteczności i zysków. Jednym z takich rozwiązań jest konsolidacja i optymalizacja przestrzeni biurowej. O ile podczas urządzania mieszkania można sobie pozwolić na pełną swobodę aranżacyjną, to podczas tworzenia koncepcji wyglądu i wyposażenia skonsolidowanej powierzchni biurowej, taka dowolność nie jest już wskazana. Obowiązują przy tym określone reguły, które mają na celu zapewnienie pracownikom bezpiecznych i optymalnych warunków do pracy.

Oto dwa typowe błędy oraz wskazówki, jak ich unikać:

Błąd 1: Zły dobór lokalizacji

Praca biurowa w zależności od obowiązków, potrafi być niezwykle trudna i wymagająca. Podczas wyboru lokalizacji należy więc uwzględnić środowisko pracy – brak rozpraszających bodźców zachęci pracowników do działania. Ponadto, jeśli firmę często odwiedzają partnerzy biznesowi lub klienci, warto przestrzeń biurową zlokalizować w pobliżu głównej drogi z łatwym dojazdem. Dużym atutem będzie także dostępność parkingu.

Błąd 2: Nieuwzględnienie potrzeb obecnych i przyszłych pracowników

Zdanie pracowników jest niezwykle istotne, dlatego warto skonsultować z nimi kwestię wyboru mebli i innych elementów wyposażenia do nowej skonsolidowanej przestrzeni biurowej. Dobrym rozwiązaniem jest wybór ergonomicznych sprzętów i mebli biurowych.

Niezadowolenie pracownika może nieść za sobą wiele przykrych konsekwencji: brak efektywności, złą opinię na rynku pracy, która w rezultacie spowolni lub zakończy proces przyjęć nowych specjalistów z uwagi na brak zainteresowania.