Wyzwania organizacji w 2023 roku - rynek biurowy w 2023

Niepewność i nieprzewidywalność to nasza dzisiejsza rzeczywistość. Pandemia,
która zdominowała dyskusję o zmianach rynkowych w ostatnich latach jest nadal kluczowym, ale już jednym z wielu warunków kwestionujących status quo. Światowy kryzys energetyczny, inflacja, przemiany polityczne, społeczne czy środowiskowe
to zjawiska o charakterze wstrząsowym i jako takie przewartościowują postrzeganie rzeczywistości. Zmieniają się priorytety jednostek – każdego z nas jako pracownika czy konsumenta. W obliczu różnorodnych krytycznych problemów, które należy rozwiązać jednocześnie, przed wyzwaniem zmian w sposobie myślenia o sposobach zarządzania biznesem stają też organizacje. Nie dotyczy to przy tym pojedynczego sektora, regionu geograficznego czy klasy aktywów, ale wszystkich. Bezprecedensowy charakter kontekstu rynkowego to też brak gotowych rozwiązań i rosnąca potrzeba dialogu i wspólnego poszukiwania rozwiązań w gronie dzisiejszych liderów biznesu.

Z jakimi zatem wyzwaniami muszą dzisiaj zmierzyć się organizacje, aby nie tylko bezpiecznie przetrwać okres turbulencji, ale zabezpieczyć się przed potencjalnym kryzysem na przyszłość? Zbudować trwałe mechanizmy gwarantujące odporność na zmiany długofalowo i wzmocnić pozycję rynkową korzystając z unikalnej okazji do weryfikacji istniejących modeli biznesowych?

Wyzwania stojące przed organizacjami
w 2023 roku

Zrównoważony rozwój jako strategiczny priorytet

Kryzys podniósł globalne znaczenie czynników ESG, które wyznaczają nowe standardy myślenia o prowadzeniu biznesu: budowania wartości organizacji na zysku generowanym przy jednoczesnym ograniczaniu negatywnego i wzmacnianiu pozytywnego wpływu na środowisko i społeczności. Działania w oparciu o priorytety ZR, pozwalają na ograniczenie ryzyk, zapewnienie odporności biznesu na turbulencje oraz lepsze wyniki długofalowo. Jednym z kluczowych obszarów strategicznego wsparcia zrównoważonego rozwoju organizacji, jest strategia środowiska pracy, budowana wokół rozwiązań ESG w kulturze, przestrzeni i technologiach. Warto przy tym podkreślić,
ze firmy z kulturą zarządzania w oparciu o czynniki ESG, maja większy potencjał: przyciągania i zatrzymywania talentów, budowania wysokiej motywacji, wyższej produktywności

Strategie nieruchomościowe

Presja na koszty stanowi dzisiaj kluczowe kryterium podejmowania decyzji dotyczących portfela nieruchomości oraz zarządzania wydatkami na infrastrukturę biurową. Jednowymiarowość kryteriów może jednak stanowić brzemienną w negatywne dla efektywności działań firmy pułapkę. Transformacja kulturowa zapoczątkowana przez pandemię, która nadal trwa, wpływa na postawy i oczekiwania wobec pracodawców. Jakość środowiska pracy, komfort fizyczny i psychologiczny, elastyczność metod organizacji pracy i podążających za nimi rozwiązań przestrzennych, nowe sposoby współpracy stwarzające potencjał wypracowywania innowacyjnych rozwiązań to kluczowe interesy pracowników i liderów, które powinny zostać zabezpieczone w procesie tworzenia infrastruktury biurowej. Docelowy metraż powierzchni, to decyzja uwzględniająca konfigurację i proporcje wielu czynników min.: poziom dostępu do pracy zdalnej,
styl pracy, współpracy i zarządzania, funkcje i struktura przestrzeni czy komfort metrażu na osobę.

Strategia środowiska wspierająca umiejętności organizacji do szybkiego i trafnego reagowania na zmieniające się
w niezwykłym tempie otoczenie rynkowe

Aby sprostać takiemu wyzwaniu, jednym z kluczowych kryteriów efektywności rozwiązań w każdym z kluczowych obszarów środowiska pracy : technologii , przestrzeni czy kultury pracy, jest dzisiaj elastyczność. W tym odpowiedź na pytanie, jak strategiczne decyzje dotyczące rekrutacji i sposobu budowania zespołów wpływają na potrzeby przestrzenne organizacji? Pod wpływem pandemii organizacje wypracowały nowe modele organizacji pracy , których cechą charakterystyczną stała się matrycowość: takie konfiguracje typów przestrzeni i ich funkcjonalności, infrastruktury technologicznej, które plastycznie wspierać będą zarówno proces ewolucji stylu pracy, sposobów działania jak również fluktuacje zatrudnienia. Zwinność i elastyczność przestrzeni materializuje się
w rozwiązaniach na kilku poziomach.

• Po pierwsze, dążeniu najemców do ograniczania stałych zobowiązań, z akcentem w negocjacjach na możliwości podnajmu oraz klauzule pozwalające na wcześniejsze zakończenie wynajmu.
• Po drugie, coraz powszechniej wdrażanym modelom elastycznych biur, które
  w zależności od przyjętych proporcji dostępu do pracy zdalnej i stacjonarnej, pozwalają na optymalizację metrażu z możliwością redukcji nawet do 40%. Struktura przestrzeni biura również plastycznie podąża za wspomnianą proporcją, coraz więcej miejsca oddając funkcjom współpracy wraz ze wzrostem udziału pracy zdalnej. Różnorodność i funkcjonalność (w tym multi funkcjonalność) dostępnych typów przestrzeni oraz model korzystania – od stref zespołowych, poprzez strefy cross funkcjonalne, aż po całkowitą elastyczność użytkowania (brak stref zespołowych), stanowią lustrzane odbicie stylu pracy wspierając efektywność działań.
• Po trzecie, wzroście popularności tzw. miejsc trzecich, w tym coworkingu,
  który dzięki formule „na życzenie”, daje możliwość elastycznego rozszerzania się
  i kurczenia przestrzeni biurowej, w zależności od potrzeb. Organizacje mogą sięgać po coworking w konfiguracji ze stałą powierzchnią najmu, zabezpieczając z jednej strony adaptacyjność metrażu ale też komfort swoim pracownikom, dopasowując lokalizacje do ich strategii mieszkaniowych.
• Po czwarte, zwinność w strategii wymaga wdrożenia adekwatnych narzędzi cyfrowych, takich jak zintegrowane systemy zarządzania przestrzenią pracy,
  w tym system rezerwacji biurek czy systemy Concierge.
  
  

Warto zauważyć, że im większy poziom rozproszenia geograficznego, im wyższa mobilność stylu pracy i jednocześnie, im mniejsza przewidywalność dotycząca dynamiki zatrudnienia, tym większe zapotrzebowanie na wysoką elastyczność rozwiązań w każdym obszarze. Gotowe rozwiązania nie istnieją. Kluczem do sukcesu jest trafna diagnoza potrzeb organizacji, bez której nie da się ani zbudować, ani tym bardziej wdrożyć dopasowanej do potrzeb strategii środowiska pracy.

Powroty do biur

Obserwujemy obecnie większa niepewność dotyczącą przyszłości pracy, niż w 2021-22 roku. Wraz z rosnącym doświadczeniem związanym z pracą hybrydową, rośnie też świadomość ilości związanych z nią wyzwań. Z jednej strony, umacniamy się
w przekonaniu, że to najlepszy z dostępnych dotychczas modeli, z drugiej, że uniwersalna recepta na efektywne wdrożenie w organizacji po prostu nie istnieje. A tej bolesnej prawdy firmy doświadczają niestety na własnej skórze. Kiedy zainwestowały siły i środki
w nowoczesne przestrzenie biurowe, dały pracownikom elastyczność wyboru i okazuje się, że tracą: ludzi z pola widzenia, bo w sensie dosłownym przestali do biura przychodzić
i tracą pracowników - w sensie mentalnym i/lub co gorsze - realnym, jeśli w odruchu „sprawnego” zarządzenia problemem, przyjmują tryb nakazu powrotu do biura,
bez dobrego zrozumienia przyczyn.

Zaryzykuję popartą doświadczeniem obserwację, że coraz częściej w organizacji modelu pracy hybrydowej pojawia się kwestia różnicy interesów na linii pracodawca – pracownik, gdzie zaspokojenie tych interesów, w jednym czasie i stopniu zgodnym
z oczekiwaniem każdej ze stron, staje się kluczowym wyzwaniem dla hybrydowej strategii. To samo doświadczenie mówi, że najskuteczniejszą metodą wypracowania rozwiązań powyższego dylematu jest wyjście poza schemat myślenia własną perspektywą: poprzez dialog, a nie „tradycyjną” komunikację. A te pojęcia często niestety mylimy.

Dialog to bardzo szczególna forma komunikacji, w której obie strony są równie mocno zaangażowane, a fundamentem jest świetne rozumienie perspektywy drugiej strony.
Nie tylko słów, ale stojących za nimi intencji i przekonań. Organizacja procesu „ożywienia” nowoczesnych przestrzeni biurowych powinna zatem odbywać się nie w oparciu o komunikacje nakazującą „powrót do biura”, ale o wyżej wspomniany dialog, który pozwoli lepiej zrozumieć powody dla których nasi pracownicy chcą (lub nie chcą) z tych biur korzystać.

Wyzwania na rok 2023: podsumowanie

Znaleźliśmy się w punkcie zwrotnym w sektorze nieruchomości, gdy warunki zewnętrzne, takie jak pandemia, kryzys klimatyczny czy inflacja, fundamentalnie zmieniły otaczającą nas rzeczywistość. Prowadzenie biznesu w tak dynamicznych czasach wymaga dokładnego zbadania i wrażliwości na potrzeby zarówno naszych pracowników,
jak i klientów. Przejrzysty i świadomy dialog staje się dzisiaj istotniejszy niż kiedykolwiek,
bo to właśnie on jest fundamentem zaufania. 2023 rok z pewnością będzie pełen wyzwań, a gwarancją do przetrwania będzie elastyczność i otwartość na dopasowanie się do zmian.