Rosnąca elastyczność najemców i niedobór nowoczesnych powierzchni na rynku biurowym w Polsce w 2026 roku

Rynek biurowy w Polsce wchodzi w okres, w którym aktywność najemców utrzymuje się na stabilnym poziomie, ale dostępność powierzchni biurowych wyraźnie maleje. Popyt jest napędzany zarówno przez nowych graczy, jak i firmy renegocjujące umowy, podczas gdy nowa podaż pojawia się na rynku z opóźnieniem. W efekcie czas poszukiwania odpowiedniej powierzchni wydłuża się, a czynsze, zwłaszcza w lokalizacjach centralnych rosną.

Z tego artykułu dowiesz się:

• dlaczego oferty podnajmu znikają szybciej i jak wpływa to na negocjacje,
• jak rośnie rola biur elastycznych (flex) i kiedy warto je wybrać,
• czemu HR współdecyduje o lokalizacji i jak wpływa to na strategie najmu,
• dlaczego firmy częściej podpisują dłuższe kontrakty w zamian za wyższą kontrybucję fit‑out,
• czego spodziewać się po podaży biur w najbliższych 3 latach i jak zaplanować proces najmu wcześniej.

W ostatnich latach zmieniła się dynamika rynku. W okresie pandemii firmy miesiącami czekały na podnajemców, obecnie, przy niskiej podaży, oferty podnajmu potrafią zniknąć niemal natychmiast. Choć nowych marek wchodzi na rynek nieco mniej niż pięć lat temu, aktywność najemców pozostaje wysoka, a duża część transakcji to renegocjacje. Nowe budynki osiągają 70–90% komercjalizacji jeszcze przed oddaniem do użytku, co potwierdza siłę popytu przy ograniczonej podaży. W praktyce oznacza to dłuższe procesy poszukiwania i wyższe stawki w najlepszych lokalizacjach.

Przestrzenie elastyczne stały się jednym z filarów strategii wejścia i wzrostu. Biura flex są obecnie wypełnione w około 90%, a dla wielu firm to bufor czasowy, zanim pojawią się nowe projekty lub zwolnią się oczekiwane powierzchnie. Ten okres pozwala lepiej poznać lokalny rynek i preferencje pracowników. Część organizacji wybiera pozostanie we flexach dłużej - zwłaszcza jeśli nie ma dostępnych biur w centrum, a relokacja na obrzeża grozi spadkiem frekwencji w biurze z powodu gorszej dostępności komunikacyjnej.

Nominalne czynsze wzrosły, ale udział kosztów najmu w całkowitych wydatkach firmowych bywa niższy niż pięć lat temu. To przesuwa akcent z ceny na jakość i adres. Duże marki - szczególnie te wchodzące do Polski - preferują centralne lokalizacje i są gotowe płacić więcej za lepszy dostęp do transportu publicznego, usług i talentów. Co ważne, działy HR współdecydują o wyborze miasta i dzielnicy: Gdańsk może wygrać dostępem do pracowników na północy, a Warszawa - skalą i różnorodnością specjalistów. Koszty biura częściej ustępują priorytetowi „talent first”.

Rosnąca skłonność do długoterminowych umów jest w praktyce odpowiedzią na wysokie koszty fit outów. Choć po pandemii najemcy deklaratywnie chcieli podpisywać krótsze kontrakty, w rzeczywistości nie było to możliwe – deweloperzy i fundusze nie akceptowali krótkich okresów najmu. W obliczu istotnej luki w nakładach inwestycyjnych pomiędzy rzeczywistym kosztem wykończenia a kontrybucją, jaką właściciele byli w stanie zaoferować tuż po pandemii COVID‑19, firmy decydowały się na dłuższe umowy jako sposób na ograniczenie nakładów początkowych. W zamian za dłuższy najem właściciele zwiększali swoje zaangażowanie finansowe w fit out, co poprawiało jakość powierzchni i środowiska pracy. W efekcie dziś firmy są przyzwyczajone do długoterminowych zobowiązań niż w pierwszych latach po pandemii.

Sektor publiczny coraz aktywniej uczestniczy w rynku najmu. Instytucje państwowe i samorządowe modernizują siedziby lub przenoszą się do komercyjnych budynków biurowych - zarówno w Warszawie, jak i w miastach regionalnych. To zwiększa konkurencję o atrakcyjne i dobrze skomunikowane powierzchnie.

Po pandemii, a następnie po wybuchu wojny w Ukrainie, zniknął znaczący napływ core’owego kapitału do Polski – inwestorzy z Niemiec, Austrii czy USA byli wówczas bardzo ostrożni. W mniejszej skali na rynku pojawiły się natomiast fundusze z Czech i krajów skandynawskich. Obecnie sentyment inwestycyjny jest wyraźnie stabilniejszy i kapitał core ponownie zaczyna przyglądać się Polsce, choć na razie jest to raczej etap obserwacji niż realnych zakupów, również dlatego, że oferta atrakcyjnych aktywów jest ograniczona. Deweloperzy coraz częściej analizują możliwość uruchamiania nowych projektów biurowych, jednak trzeba pamiętać, że proces inwestycyjny trwa lata. W konsekwencji w perspektywie co najmniej najbliższych trzech lat rynek nadal będzie borykał się z niedoborem nowoczesnej podaży, co sprzyja utrzymaniu presji wzrostowej na czynsze.

W Warszawie, gdzie pustostany są szczególnie niskie, znalezienie spójnej powierzchni powyżej 5 tys. m² jest trudne. Projekty spełniające takie wymagania są nieliczne i często z góry zakontraktowane. To wymusza wcześniejsze rozpoczynanie procesu poszukiwań, planowanie scenariuszowe i rozważanie etapowania ekspansji. Równolegle kluczowym zadaniem staje się zaprojektowanie biura w taki sposób, aby zwiększyć motywację pracowników do pracy stacjonarnej. Coraz częściej pracodawcy proponują lepsze, bardziej atrakcyjne środowisko pracy, oczekując w zamian wyższej frekwencji w biurze.

Niedobór nowoczesnych powierzchni spotyka się dziś ze stabilnym popytem i rosnącą elastycznością najemców. Na znaczeniu zyskują:

• szybka decyzyjność,
• wcześniejsze planowanie,
• rola HR w wyborze lokalizacji,
• a także gotowość do zawierania dłuższych kontraktów w zamian za korzystniejsze warunki fit‑out. W praktyce to jakość i lokalizacja, a nie wyłącznie cena, decydują o przewadze konkurencyjnej na rynku biurowym w Polsce.