Renegocjacje umów najmu a sytuacja rynkowa 2023

Umowa najmu powierzchni biurowej zawierana jest zazwyczaj na okres 5 lat.
Dla rozwijającej się organizacji to najbardziej komfortowy scenariusz na zawarcie umowy. Firma wybiera powierzchnie dostosowaną do aktualnych swoich wymogów, zarówno wielkościowych jak i aranżacyjnych i designerskich. Gdy po tym okresie przedsiębiorstwa uznają, że korzystna będzie zmiana warunków umowy,
warto przemyśleć renegocjacje umowy. Czy ma to sens? Jak wygląda sytuacja
na rynku biurowym? Czy renegocjacje umów to odpowiedź na wyzwania makroekonomiczne? Sprawdzamy!

Renegocjacje umów

Wynajmowana powierzchnia biurowa staje się wizytówką organizacji i często mechanizmem przyciągającym pracowników do konkretnej firmy. Mija okres najmu
i organizacja stawia sobie pytanie, czy podejmować renegocjacje w obecnej lokalizacji,
czy relokować się do innego budynku. Jakie kroki możemy podjąć, gdy chodzi o wynajem biura i kończącą się umowę? Przedstawiamy możliwe strategie oraz czy renegocjacje umów mają sens?

Zmiana warunków umowy - czy ma sens?

Wybierając scenariusz pozostania w bieżącej lokalizacji, będziemy mierzyć się najprawdopodobniej z ponowną rewizją potrzeb naszej organizacji. Jeśli zależy nam na utrzymaniu budżetu – co w obecnej sytuacji ekonomicznej jest istotnym czynnikiem
– zdecydujemy się na strategie pozostania przy aktualnym adresie naszej firmy.
Jakie są pozostałe zalety takiego rozwiązania?

Renegocjacje w obecnej lokalizacji – zalety

1. Wygenerowanie oszczędności jeszcze przed końcem najmu
2. Potencjalnie mniejsze koszty inwestycji
3. Lokalizacja znana pracownikom i klientom
4. Mniejsze ryzyko w przypadku opóźnień w pracach aranżacyjnych

Z drugiej strony, warto nie pozostać obojętnym i zwrócić uwagę na minusy przedstawianego rozwiązania.

Renegocjacje w obecnej lokalizacji – wady

1. Brak poprawy jakości budynku i ograniczona możliwość poprawy warunków pracy
2. Brak możliwości pełnej zmiany nieefektywnych rozwiązań, z którymi mieliśmy styczność przez obowiązujący okres najmu
3. Potencjalne trudności z przebudową biura (w przypadku rozwoju firmy
   i powiększenia zespołów), prace aranżacyjne na żywym organizmie.

Gdy zdecydujemy się na relokacje do innego budynku, możemy spodziewać się:

• Konieczności większego zaangażowania pracowników i kadry zarządzającej,
• Konieczności zmiany przyzwyczajeń pracowników względem lokalizacji,
• Dodatkowych czynności operacyjnych związanych ze zmianą lokalizacji biura.

Zaletą relokacji siedziby firmy do innego budynku jest pełne dostosowanie powierzchni
do potrzeb, poprawa standardu biura, zgodnie z nowymi trendami, a w ślad za tym i jakości pracy pracowników.

Renegocjacje umów najmu na rynku biurowym stają się coraz popularniejszym tematem, zważywszy na ogólną sytuacje ekonomiczną w Polsce oraz na świecie.
Inflacja, stopy procentowe, skutki zerwanych łańcuchów dostaw, a także efekty wojny na Ukrainie wpływają na koszty prac budowlanych na nowych powierzchniach biurowych.

Warto zwrócić uwagę na cykliczne (zazwyczaj coroczne) dostosowanie wysokości stawki czynszu, tak aby była ona kompatybilna z sytuacją ekonomiczną w danym obszarze geograficznym (np. na terenie Polski). Więcej opowiadamy w artykule Indeksacja czynszu najmu 2023.

„Taką tendencję obserwujemy również w Katowicach – na rynku biurowym, który w bardzo szybkim tempie rozwinął się na przestrzeni ostatnich lat od wielu miesięcy dostrzegamy nieustannie rosnące koszty aranżacji przestrzeni” – komentuje nasz ekspert Tomasz Chojnacki, szef biura CBRE w Katowicach. „Organizacje wybierają różne scenariusze. Decydują się na zmniejszenie zajmowanej powierzchni, zwiększenie zajmowanej powierzchni w wyniku rozwoju organicznego, lub przeprowadzają rearanżację zajmowanej powierzchni i przeznaczenie większej przestrzeni na sale spotkań i miejsca wspierające wewnętrzną interakcję.”

Przedsiębiorcom zwracającym się do nas z zapytaniem, co zrobić ze zmianą warunków najmu i czy warto przeprowadzić renegocjacje umów, staramy się wskazać kilka ważnych aspektów, nad którymi warto się pochylić:

• Sytuacja rynkowa jest aktualnie lewarem dla negocjacji z wynajmującymi
• Jakie są zapisy w aktualnej umowie? Czy masz prawo do przedłużenia umowy oraz jak wygląda automatyczne przedłużenie umowy?
• Indeksacja czynszu – na co zwrócić uwagę
• Ograniczenia wzrostu opłat eksploatacyjnych poprzez wprowadzenie rozwiązań cap oraz optymalizacja serwisów budynkowych
• Zarządzanie kosztami jako klucz do optymalizacji prac fit – out
• Optymalizacja powierzchni poprzez zmianę funkcji biura

Sytuacja na rynku biurowym

Rynki biurowe coraz bardziej różnicują się względem siebie, ale też różnicują się wewnętrznie. Miasta regionalne różnicują się nie tylko ze względu na przyciąganie określonych sektorów biznesu, ale też podaż i typ zabudowy biurowej. Przede wszystkim jednak cechuje je wciąż duży potencjał wzrostu. Rosnące koszty i wyraźna luka podażowa w Warszawie może zadziałać na korzyść regionów w kontekście wchodzących na rynek nowych organizacji, dla których Polska pozostaje atrakcyjnym rynkiem do rozwoju.

Renegocjacje umów: podsumowanie

Czy renegocjacje umów najmu stały się rozwiązaniem na wyzwania makroekonomiczne? Na pewno warto rozmowy na temat zmiany warunków umowy rozpocząć
z wyprzedzeniem. Zyskamy wówczas czas potrzebny na wybranie najlepszej strategii dla naszej organizacji.
Jeśli towarzyszą nam wątpliwości jaką ścieżkę wybrać dla swojego przedsiębiorstwa, zasadnym jest uzyskanie opinii i analizy rynkowej od eksperta.