Praca zdalna w Kodeksie Pracy 2023 - zmiany w kwietniu

Kodeks Pracy reguluje najważniejsze kwestie związane z prawami i obowiązkami pracownika oraz pracodawcy. Sprawdźmy w jaki sposób Kodeks reguluje zagadnienia dotyczące pracy zdalnej.

Praca zdalna w Kodeksie pracy 2023

Praca zdalna stała się powszechna w czasie epidemii koronawirusa. W zasadzie z dnia na dzień konieczne były zmiany w trybie pracy, wiele biur zostało zamkniętych, a pracownicy, tam, gdzie było to możliwe, świadczyli pracę pozostając w swoim domu. Konieczne jednak były istotne zmiany, które pozwoliłyby na legalna pracę “z domu”. W odpowiedzi na potrzeby rynku pracy przyjęta została tzw. Ustawa covidowa, jednak praca zdalna wpisała się na tyle mocno w realia rynku pracy, że konieczne było wprowadzenie na stałe odpowiednich regulacji do Kodeksu pracy.

Praca zdalna w Kodeksie Pracy 2023 wprowadzona została 7 kwietnia. Przyjęto, że swoje obowiązki pracownik może realizować w zasadzie z dowolnego miejsca, ma on jednak obowiązek wskazać pracodawcy miejsce wykonywania pracy. Przepisy dopuszczają również możliwość zmiany miejsca pracy, ale każdorazowo pracownik musi poinformować o tym fakcie pracodawcę. Dodatkowo, to pracodawca musi wyrazić zgodę na zmianę miejsca wykonywania obowiązków.

Zmiany, jakie wprowadzono w Kodeksie z początkiem kwietnia 2023 pozwoliły zastąpić dotychczas obowiązujące przepisy tzw. telepracy pracą zdalną.

Praca zdalna zmiany w Kodeksie pracy
od 2023

Nowelizacja Ustawy Kodeksu Pracy niesie ze sobą wiele zmian. Dopuszcza możliwość ustanowienia pracy zdalnej, jako trybu pracy zarówno w czasie trwania stosunku pracy,
jak również od razu w momencie podpisywania umowy o pracę. Po przejściu na pracę zdalną w każdym momencie, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą złożyć wniosek
o powrót do klasycznego wariantu wykonywania obowiązków zawodowych.

Każdy pracodawca ma możliwość przejścia na pracę zdalną w określonych sytuacjach:
w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego, stanu nadzwyczajnego,
a także w stanie epidemii. Ponadto ustawodawca zastrzega, że możliwe jest wprowadzenie zdalnej pracy w każdej sytuacji, w której pracodawca nie ma możliwości zagwarantowania pracownikom należytych - bezpiecznych i higienicznych - warunków pracy. Polecenie wykonywania obowiązków zawodowych w trybie zdalnym musi być poprzedzone złożeniem przez pracownika stosownego oświadczenia, w którym potwierdza, że posiada odpowiednie do wykonywania pracy warunki (lokalowe i techniczne), a także, że zapoznał się z informacjami dotyczącymi ryzyka zawodowego, z kartą określającą warunki BHP
i zobowiązuje się do ich przestrzegania. Jeśli w czasie realizacji obowiązków pracy
w trybie zdalnym zmienią się warunki lokalowe pracownika, wówczas pracodawca powinien cofnąć nakaz pracy w tym trybie. Ustawodawca pozostawia również możliwość cofnięcia nakazu w dowolnym momencie, przy czym zobowiązuje pracodawcę
do zachowania co najmniej 2 dniowego okresu wypowiedzenia.

Praca zdalna zmiany w Kodeksie pracy od 2023 to obowiązki również dla pracownika,
gdyż to na jego barkach spoczywa powinność odpowiedniego przygotowania swojego stanowiska tak, aby spełniało ono wszystkie zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Odpowiednio dopasowane biurko, ergonomiczny fotel, właściwe oświetlenie - tu sam pracownik musi zadbać o wszystkie niezbędne elementy, co następnie potwierdza stosownym oświadczeniem. Dla pracodawców jest to dobre zabezpieczenie, szczególnie, że nie mają oni wpływu na sposób organizacji miejsca pracy poza siedzibą firmy,
a podpisane przez pracownika oświadczenie jest zabezpieczeniem przed ewentualnymi roszczeniami dotyczącymi odszkodowania.

Ustawodawca zastrzega, że praca zdalna w Kodeksie pracy nie reguluje wszystkich istotnych kwestii, dlatego równie ważne jest sformułowanie zakładowych wytycznych
i zasad, które uzupełniają ogólnie obowiązujące przepisy. Ustalenia mogą być zawarte
w porozumieniu pomiędzy pracodawcą, a zakładową organizacją związkową,
w regulaminie - w podmiotach, w których nie ma organizacji związkowych
lub w porozumieniu bądź poleceniu pracy zdalnej, wówczas są to ustalenia indywidualne, regulujące zasady pracy z konkretnym pracownikiem. Bardzo ważną kwestią jest to,
aby wymienione dokumenty zostały skonstruowane zgodnie z zasadami wskazanymi przez Ustawodawcę.

Obowiązujące zmiany nakładają na obie strony, tj. zarówno na pracodawcę,
jak i pracownika szereg określonych obowiązków. Możliwość lub konieczność przejścia
w tryb pracy zdalnej nie zwalniają pracodawcy z konieczności zapewnienia pracownikowi niezbędnych do wykonywania zadań narzędzi, dotyczy to nie tylko dostarczenia środków, ale również ich konserwacji i niezbędnego serwisu. To na pracodawcy ciąży obowiązek poniesienia kosztów związanych z naprawami itp., jak też wydatków związanych ze zużyciem energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych, które niezbędne są do wykonania powierzonej pracy. Dotyczy to również innych wydatków, jakie ponosi pracownik, w związku z wykonywaną pracą.

W myśl nowych przepisów praca zdalna – zmiany w Kodeksie pracy 2023 w pewnych grupach pracodawca nie może odmówić możliwości wykonywania pracy zdalnej swoim podwładnym. Dotyczy to w szczególności:

• rodziców dzieci, które nie ukończyły jeszcze 4 roku życia,
• rodziców dzieci, które posiadają orzeczenie o niepełnosprawności, nawet jeśli dzieci pozostające pod opieką rodzica są pełnoletnie,
• rodziców dzieci, które posiadają opinię o konieczności zapewnienia wczesnego wspomagania rozwoju, w tym również o potrzebie kształcenia specjalnego, bądź orzeczenie stwierdzające potrzebę realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• rodziców, których dzieci posiadają orzeczenie o ciężkim oraz nieodwracalnym upośledzeniu, chorobie, która zagraża zdrowiu lub życiu powstałe jeszcze w okresie prenatalnym lub w konsekwencji powikłań okołoporodowych, dotyczy to również pełnoletnich dzieci,
• kobiet w ciąży.
  
  

Możliwość odmowy pracy zdalnej osobom z powyższych grup będzie możliwa tylko wtedy, gdy istnieje uzasadniony powód takiej decyzji. Może on być związany m.in. z charakterem pracy na danym stanowisku, jednakże odmowa musi każdorazowo nastąpić w ciągu
7 dni roboczych, liczonych od momentu złożenia przez pracownika wniosku o możliwość pracy zdalnej. Pracodawca udziela odmowy w sposób pisemny, przedstawiając w sposób szczegółowy powody odmowy.

Szczególnym zagadnieniem, jakie regulowane jest przez Kodeks pracy w stosunku do pracy zdalnej jest tzw. okazjonalna praca zdalna, nazywana również pracą zdalną na żądanie. Skorzystać może z niej pracownik, który złoży odpowiedni wniosek,
pod warunkiem, że zostanie on złożony w formie pisemnej. Ustawodawca przewidział,
że tego typu rozwiązanie może być stosowane w wymiarze nie dłuższym niż 24 dni
w danym roku kalendarzowym. Dla wielu osób jest to doskonałe rozwiązanie, będące alternatywą dla klasycznego urlopu na żądanie w sytuacjach szczególnych, w których nie mają możliwości wykonania swoich obowiązków w siedzibie firmy. Co ważne, ilość dni pracy zdalnej okazjonalnej jest niezależna od wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniona jest dana osoba. Liczba dni jest zatem stała dla każdego.

Ważną kwestią, jaka poruszona została w ramach tematu praca zdalna w Kodeksie pracy 2023 to także możliwość i zakres kontroli pracownika. Pracodawca może w szczególności weryfikować:

• czy pracownik wywiązuje się należycie z powierzonych mu obowiązków,
• czy przestrzegane są zasady bezpieczeństwa i higieny pracy,
• czy pracownik przestrzega zasad i obowiązków związanych z ochrona informacji, np. procedur czy danych osobowych, które są mu powierzone ze względu na charakter realizowanych zadań.
  
  

Zgodnie z obowiązującymi zasadami pracodawca ma możliwość przeprowadzenia kontroli, ale wyłącznie w miejscu pracy pracownika zdalnego (zgodnie z oświadczeniem dotyczącym miejsca wykonywania pracy, które złożone zostało przez pracownika),
w godzinach jego pracy. Ograniczenia te mają na celu zagwarantowanie poszanowania prywatności pracownika i jego domowników.

Praca zdalna w Kodeksie pracy - czy ściągać pracowników do biur?

Tak szerokie regulacje prawne okazały się niezbędne, aby zabezpieczyć prawa i obowiązki, zarówno pracowników, jak i pracodawców. Ze względu na zmiany, konieczne było poruszenie szeregu kwestii, a praca zdalna w Kodeksie pracy wpisana została jako stała forma wykonywania obowiązków zawodowych.

Obecnie coraz częściej poruszane są także inne kwestie – czy w związku
z wprowadzonymi regulacjami należy powrócić do pracy stacjonarnej? Dla wielu podmiotów kwestia czy ściągać pracowników do biur jest jednym z częściej poruszanych tematów, wymagających dogłębnej analizy i podjęcia rozważnych decyzji. Należy pamiętać, że każda decyzja niesie ze sobą zarówno wady, jak i zalety, a ich wzajemne proporcje mogą być różne, w zależności od specyfiki prowadzonego biznesu.

Dla wielu podmiotów powrót do pracy w biurze jest kwestią oczywistą, szczególnie,
jeśli podmiot posiada własne powierzchnie biurowe lub dzierżawi je i jest związany długoterminową umową. W takiej sytuacji obowiązek zwrotu kosztów, jaki nakłada na pracodawcę Kodeks pracy w związku ze zużyciem energii czy innych niezbędnych do pracy środków jest dla podmiotu zbyt dużym obciążeniem, szczególnie, że lokale biurowe, jakimi dysponuje i opłaca stoją nieużywane.

W praktyce temat jest bardzo skomplikowany. Dobro i interesy przedsiębiorstwa to oczywiście nadrzędna kwestia, jednak nie można bagatelizować również innych czynników, takich jak zasoby ludzkie. Nie od dziś wiadomo, że zadowolony pracownik działa efektywnie i skutecznie, jest też wobec firmy lojalny. Dlatego planując powrót do biur warto analizować temat w szerokim kontekście, biorąc pod uwagę również opinie pracowników. Jeśli wśród zespołu widać wyraźną niechęć do powrotu do stacjonarnego trybu pracy można rozważyć możliwość stopniowego przywracania pracy stacjonarnej, wypracowując skuteczny kompromis.