Podnajem biur w Warszawie

Warszawski rynek biurowy w ostatnich kwartałach charakteryzuje się stabilnym popytem, w którym największy udział mają renegocjacje i nowe umowy. Najaktywniejsze są firmy z sektora finansowego oraz nowych technologii.

Na koniec pierwszego kwartału 2026 roku zasoby nowoczesnej powierzchni biurowej w Warszawie wyniosły 6,28 mln mkw. Po kwartalnej rewizji zasobów z rynku wycofano około 31 tys. mkw. w sześciu budynkach, głównie z powodu planowanych zmian przeznaczenia obiektów lub ich zajęcia przez placówki medyczne. W tym samym okresie do użytku oddano trzy projekty biurowe: Studio A (24,0 tys. mkw.), VENA (15,4 tys. mkw.) oraz Przemysłowa 26a (3,5 tys. mkw.). Skala nowej podaży pozostaje więc ograniczona, a łączna powierzchnia projektów znajdujących się obecnie w budowie lub gruntownym remoncie wynosi około 120 tys. mkw., co potwierdza niski wolumen przyszłej podaży.

Ograniczona dostępność, szczególnie w najbardziej pożądanych lokalizacjach, zwiększa konkurencję między najemcami i wywiera presję na wzrost stawek czynszu, które w centrum Warszawy wynoszą obecnie od 20,0 do 28,0 EUR/mkw., a poza centrum od 13,0 do 19,0 EUR/mkw.

Aktywność najemców w pierwszym kwartale 2026 roku osiągnęła niemal 140 tys. mkw. Strukturę transakcji zdominowały nowe umowy najmu, odpowiadające za 49% całkowitej aktywności. Renegocjacje stanowiły 37%, ekspansje 9%, a podnajmy około 5%.

Ze względu na wyżej wspomniane trendy podnajem biur staje się atrakcyjną opcją dla wielu firm. Pozwala szybko pozyskać powierzchnię, często w pełni wyposażoną, bez konieczności długoterminowego zobowiązania. To rozwiązanie szczególnie korzystne dla firm, które:

• Potrzebują elastyczności – dynamicznie rosnące lub kurczące się organizacje mogą dostosować powierzchnię do bieżących potrzeb, unikając ryzyka związanego z  wieloletnimi umowami najmu.
• Szukają oszczędności – może być tańszy niż najem tradycyjny, zwłaszcza dla krótkoterminowych najemców. Pozwala także uniknąć początkowych kosztów związanych z aranżacją i wyposażeniem biura.
• Chcą przetestować nową lokalizację – podnajem umożliwia sprawdzenie, jak dana dzielnica sprawdza się w praktyce, zanim najemca zdecyduje się na długoterminowe zobowiązanie.
• Mają trudności ze znalezieniem odpowiedniej powierzchni – w warunkach ograniczonej podaży podnajem może być jedynym sposobem na znalezienie odpowiedniej powierzchni w pożądanej lokalizacji.

Niska dostępność przestrzeni w prestiżowych lokalizacjach kieruje uwagę najemców w stronę tzw. second-best locations, takich jak Mokotów czy Aleje Jerozolimskie, które zyskują na popularności dzięki lepszej dostępności i atrakcyjniejszym warunkom najmu. Podnajem ma tu szczególną rolę do odegrania – oferuje dostęp do wysokiej jakości biur w dogodnych lokalizacjach przy kosztach znacząco niższych niż w centrum.

Mimo licznych korzyści podnajem wiąże się też z ryzykami. Podnajemca jest związany terminem obowiązywania umowy głównego najemcy – jego umowa podnajmu wygaśnie wraz z zakończeniem umowy pierwotnej. Jeśli główny najemca nie wywiązuje się ze zobowiązań wobec wynajmującego, podnajemca może stracić biuro. Często, chcąc pozostać na danej powierzchni po zakończeniu umowy najmu głównego najemcy, podnajemca musi liczyć się z wyższym czynszem.

Pandemia COVID-19 znacząco wpłynęła na warszawski rynek biurowy – przyspieszyła cyfryzację pracy i upowszechniła modele pracy zdalnej oraz hybrydowej. W 2021 roku skutkiem tych zmian był wzrost dostępności powierzchni z drugiej ręki w formie podnajmów. W samej Warszawie odnotowano wówczas ponad 200 tys. mkw. powierzchni biurowych objętych takimi ofertami. Ta dodatkowa podaż nie wpłynęła jednak na wysokość czynszów bazowych, które pozostały stabilne.

W okresie największej niepewności rynkowej wiele firm decydowało się na przedłużanie umów najmu na krótszy (2–3 lata) przy zachowaniu dotychczasowych stawek czynszowych. Z czasem liczba ofert podnajmu zaczęła systematycznie maleć, wciąż stanowiąc jednak zauważalny element rynku biurowego. Obecnie ponad 60% firm w Europie raportuje frekwencję pracowników w biurach na poziomie 41–80%, co wskazuje na stopniowy powrót do biur i stabilizację rynku pracy.

Pandemia trwale zmieniła oczekiwania najemców. Firmy poszukują biur bezpiecznych, elastycznych, dopasowanych do zmieniających się potrzeb i wspierających dobrostan pracowników. Wzrosło znaczenie biur hybrydowych, łączących elastyczność, technologię i dbałość o zrównoważony rozwój.

Podnajem biura polega na tym, że najemca, który wynajmuje powierzchnię od właściciela, decyduje się wynająć ją dalej (w całości lub w części) osobie trzeciej. W praktyce najemca staje się więc wynajmującym wobec podnajemcy. Kluczowy warunek: umowa najmu zawarta między właścicielem a najemcą musi zezwalać na podnajem. W przeciwnym razie taka transakcja może być nieważna.

Standardem na rynku nieruchomości biurowych jest zakaz podnajmu powierzchni biurowej bez wcześniejszej zgody właściciela budynku. Wynajmujący chcą mieć kontrolę nad tym, kto faktycznie użytkuje powierzchnię. Zakaz bywa łagodzony w odniesieniu do podmiotów powiązanych kapitałowo lub osobowo z najemcą; w takich przypadkach zgoda właściciela nie jest obligatoryjna. Przy podnajmie na rzecz podmiotów zewnętrznych najemca musi każdorazowo uzyskać zgodę właściciela, choć umowy najmu zazwyczaj zastrzegają, że wynajmujący nie może jej odmówić bez uzasadnionego powodu.

Podnajem nie może trwać dłużej niż stosunek najmu zawarty w umowie pomiędzy właścicielem budynku a pierwotnym najemcą i wygasa najpóźniej z chwilą wygaśnięcia umowy najmu biura.

Przyszłość podnajmu w Warszawie wygląda obiecująco, zwłaszcza przy rosnącym zapotrzebowaniu na elastyczne rozwiązania. W dobie niepewności ekonomicznej i dynamicznych zmian w modelach pracy firmy coraz częściej szukają opcji, które minimalizują ryzyko długoterminowych zobowiązań i pozwalają na szybkie skalowanie powierzchni.

Porównanie podnajmu z innymi formami wynajmu pokazuje następujące różnice:

• Tradycyjny najem – opiera się na długoterminowych umowach i wymaga od najemcy większych inwestycji w aranżację i wyposażenie. Oferuje za to większą stabilność i kontrolę nad biurem.
• Biura serwisowane/coworking – zapewniają maksymalną elastyczność, często w pełni wyposażone biura i dostęp do wspólnych udogodnień. To rozwiązanie idealne dla startupów i małych firm, które potrzebują gotowych przestrzeni i nie chcą angażować się w zarządzanie. W dłuższej perspektywie mogą być jednak droższe.
• Podnajem – oferuje elastyczność i potencjalnie niższe koszty niż tradycyjny najem, ale wiąże się z pewnymi ograniczeniami prawnymi i ryzykiem wynikającym z umowy głównego najemcy.

Agenci nieruchomości, np. z CBRE, odgrywają kluczową rolę w procesie najmu lub podnajmu biur w Warszawie. Dzięki wiedzy rynkowej i doświadczeniu wspierają zarówno firmy poszukujące biura, jak i te, które chcą pozbyć się swojej powierzchni przez podnajem.

Pomoc agenta obejmuje:

• Znalezienie odpowiedniej powierzchni – agenci mają dostęp do szerokiej bazy ofert, w tym również tych niedostępnych publicznie.
• Negocjowanie warunków – profesjonalne doradztwo w negocjacjach umowy najmu i podnajmu przynosi znaczne oszczędności i zabezpiecza interesy stron.
• Zrozumienie aspektów prawnych – agenci wyjaśniają złożone kwestie prawne związane z podnajmem i pomagają przygotować odpowiednie dokumenty.
• Ocenę ryzyka – wsparcie klienta w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i doborze optymalnych rozwiązań.

Zrównoważony rozwój staje się coraz ważniejszym tematem na rynku nieruchomości biurowych. Firmy coraz częściej poszukują „zielonych biur” – budynków spełniających wymogi zrównoważonego budownictwa i posiadających certyfikaty ekologiczne, takie jak LEED, BREEAM czy WELL. Tego typu obiekty wykorzystują zaawansowane technologie proekologiczne: odnawialne źródła energii, systemy zarządzania wodą, zielone dachy i ściany – wszystko po to, żeby ograniczyć wpływ na środowisko i obniżyć koszty operacyjne.

Podnajem może również przyczynić się do zrównoważonego rozwoju poprzez:

• Optymalizację wykorzystania przestrzeni – efektywne zagospodarowanie istniejącej powierzchni biurowej zmniejsza potrzebę budowy nowych obiektów, a więc ogranicza zużycie zasobów i emisję dwutlenku węgla.
• Redukcję pustostanów – podnajem pozwala zagospodarować niewykorzystane biura, obniża wskaźnik pustostanów i zwiększa efektywność ekonomiczną budynków.
• Wspieranie elastycznych modeli pracy – biura dostępne w formule podnajmu sprzyjają pracy hybrydowej i zdalnej, co może zmniejszyć emisje związane z dojazdami do pracy.

Warszawski rynek podnajmu biur to dynamicznie rozwijający się segment, który oferuje firmom elastyczne rozwiązania w obliczu ograniczonej podaży i rosnących wymagań. Mimo pewnych ryzyk prawnych i operacyjnych, podnajem stanowi atrakcyjną alternatywę dla tradycyjnego najmu, szczególnie dla firm ceniących elastyczność, oszczędności i możliwość szybkiego dostosowania się do zmian. Wzrost znaczenia zrównoważonego rozwoju i elastycznych modeli pracy będzie nadal kształtował rynek podnajmu, a rola profesjonalnych agentów nieruchomości w doradztwie i wsparciu transakcji będzie kluczowa.

Obecny rynek biurowy w Warszawie charakteryzuje się spadającym wskaźnikiem pustostanów, który na koniec pierwszego kwartału 2026 roku wyniósł 9,51%, a w ścisłym centrum 6,5%. Nowe projekty szybko się zapełniają, co potwierdza rosnący popyt na nowoczesne powierzchnie. W 2026 roku przewidywany jest dalszy spadek wskaźnika pustostanów, zwłaszcza w najbardziej nowoczesnych obiektach, co może prowadzić do podwyżek czynszów.

Dla najemców – przy rosnących czynszach i ograniczonej podaży warto rozważyć:

• Wcześniejsze planowanie – procesy najmu wydłużają się, dlatego poszukiwania i negocjacje dobrze jest rozpoczynać z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Elastyczne rozwiązania – podnajem, biura serwisowane czy coworking zapewniają większą elastyczność i pozwalają dopasować powierzchnię do bieżących potrzeb.
• Analizę „second-best locations” – lokalizacje poza ścisłym centrum często oferują lepszą dostępność i atrakcyjniejsze warunki najmu.
• Uważne negocjacje umowy – kluczowe znaczenie mają takie aspekty jak czas trwania umowy, możliwość podnajmu czy zasady wypowiedzenia.
  ​

Dla wynajmujących – właściciele nieruchomości biurowych mogą wykorzystać obecną sytuację poprzez:

• Modernizację istniejących obiektów – ograniczona podaż nowych powierzchni sprawia, że modernizacja starszych budynków pomaga utrzymać ich konkurencyjność i atrakcyjność dla najemców.
• Oferowanie elastycznych warunków – wprowadzenie krótszych umów najmu może przyciągnąć szersze grono najemców, zwłaszcza tych, którzy cenią elastyczność.
• Skupienie się na jakości – najemcy coraz częściej wybierają nowoczesne rozwiązania i wysoki standard wykończenia, dlatego inwestycje w jakość i udogodnienia są kluczowe.