Artykuł

Office manager – funkcje

Przeczytaj, kim jest i czym się zajmuje office manager. Opisujemy, jakie są funkcje i kompetencje kierownika biura.

lipca 17, 2023

office manager funkcje, zawód office manager, stanowisko kierownika biura

Wiele firm decyduje się na utworzenie stanowiska office managera, stawiając przed pracownikiem wiele istotnych zadań. Office manager kim jest, czym się zajmuje
i jakie są jego kompetencje?

Office manager – kim jest?

Osoba zatrudniona na stanowisku office managera posiada bardzo szeroki zakres obowiązków i uprawnień. W związku z tym musi posiadać rozległą wiedzę, która pozwoli efektywnie planować, koordynować i realizować powierzone zadania. Osoba powinna posiadać doskonale rozwinięte umiejętności interpersonalne, ponieważ praca w dużym stopniu polega na komunikacji z innymi członkami zespołu oraz zarządem firmy.

Wśród najważniejszych zadań pracownika zatrudnionego na stanowisku office manager wymienić należy planowanie i koordynację działania, głównie w obszarze administracyjnym. Ze względu na zakres obowiązków office managera osoba zajmująca to stanowisko nazywana jest też kierownikiem biura. Stanowisko kierownika wymaga,
aby kandydat posiadał określoną wiedzę i umiejętności, które pozwolą mu profesjonalnie realizować powierzone zadania. Jest to praca wyjątkowo odpowiedzialna, od której zależy prawidłowe funkcjonowanie całego podmiotu.

Czym się zajmuje office manager?

Czym zajmuje się office manager? Zakres prac office manager jest bardzo szeroki. Pracownik odpowiada za terminowe przekazywanie dokumentacji służbowej, zgodnie
z ustalonymi w firmie zasadami i hierarchią przepływu informacji. Dzięki temu proces komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami lub samodzielnymi pracownikami jest sprawniejszy. W pracy administracyjno-biurowej office manager zajmuje się również przygotowywaniem i porządkowaniem dokumentacji biura, jego zadaniem jest przygotowywanie rozliczeń, zgodnie z zakresem działania firmy, kierowanie poczty do odpowiednich działów lub pracowników.

Kierownik biura, czuwając nad prawidłowym funkcjonowaniem zespołu, jest zobowiązany do wsparcia administracyjnego innych zatrudnionych osób. Organizuje miejsca pracy dla nowozatrudnionych, odpowiada również za przygotowanie umów i innych niezbędnych do rozpoczęcia pracy dokumentów. Jako osoba zarządzająca biurem, office manager odpowiada za składanie zamówień oraz poprawne relacje z klientami i kontrahentami,
z którymi kontaktuje się regularnie. Obowiązki obejmują zarówno sporządzanie zamówień, jak i zarządzanie dostawami. Wśród najważniejszych obowiązków wymienić należy nadzór nad prowadzonymi w firmie pracami administracyjno-biurowymi oraz porządkowanie
i archiwizacja dokumentów firmy.

W firmach, w których regularnie odbywają się spotkania i konferencje, obowiązki office managera polegają na właściwym, zgodnym ze standardami i procedurami wewnętrznymi przygotowywaniu spotkań. Kierownik biura czuwa też nad prawidłowym przebiegiem, dbając, aby organizowane spotkania nie były zakłócane. W przypadku delegacji
i wyjazdów służbowych to office manager odpowiada za znalezienie i rezerwację spełniającego wymagania przełożonego hotelu oraz rezerwację biletów.

W zależności od specyfiki działalności firmy, obowiązki office managera obejmują również optymalizację niektórych kosztów związanych np. z zakupem akcesoriów papierniczych, kawy, herbaty czy sprzętów niezbędnych do pracy, choć zakres decyzji, jakie mogą zostać podjęte samodzielnie, zależał będzie od umowy i obowiązkowe ustalonych dla pracownika. W biurach nieruchomości mogą one obejmować zarządzanie nieruchomościami, dbanie o kontakt z wynajmującymi, budowanie poprawnych relacji, które mają wpływ na postrzeganie podmiotu.

strategic_consulting_baner_srodtekstowy

Kompetencje kierownika biura

Obowiązki związane z codzienną obsługą biura sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na zatrudnienie osoby, która czuwała będzie nad prawidłowym obiegiem informacji, przygotuje spotkania, zadba o budowanie wizerunku firmy poprzez kontakty
z kontrahentami. Zawód office managera jest coraz częściej wybierany przez ludzi,
którzy cenią sobie aktywne działanie, są elastyczne, a jednocześnie nie boją się odpowiedzialności, potrafią szybko reagować i podejmować samodzielnie decyzje,
kierując się dobrem organizacji, w której pracują.

Kompetencje kierownika biura są rozległe i zróżnicowane. Kandydat ubiegający się o pracę na stanowisko office manager powinien posiadać zdolności analityczne, które pozwolą optymalizować koszty, wybierać najkorzystniejsze rozwiązania. Specyfika pracy w biurze sprawia, że osoba zatrudniona na tym stanowisku musi doskonale posługiwać się komputerem oraz obsługiwać sprzęt biurowy.

Stanowisko kierownika biura to praca wymagająca, często zaskakująca. Osoba zatrudniona musi nie tylko umieć podejmować szybkie decyzje, pracować pod presją czasu, elastycznie dostosowując sposób pracy do danej sytuacji i problemu. Kierownik biura powinien być też asertywny. Liczne obowiązki sprawiają, że niezbędną cechą jest umiejętność planowania pracy oraz priorytetyzacji powierzonych zadań.

Pożądane przez pracodawcę cechy u office managera to także dokładność, skrupulatność, odporność na stres, ogromną zaletą będzie też łatwość w nawiązywaniu kontaktów.
W firmach z kapitałem międzynarodowym lub podmiotach współpracujących z partnerami zagranicznymi najczęściej poszukiwane są osoby doskonale znające język angielski, który uznawany jest jako oficjalny sposób komunikacji, chociaż niektóre podmioty cenią sobie znajomość potwierdzoną certyfikatem również innych języków — niemiecki, francuski, włoski — w zależności od profilu kontrahentów.

Przyglądając się bliżej ofertom pracy dla office managera można zauważyć,
że pracodawcy poszukują na stanowisko osób, które potrafią doskonale posługiwać się komputerem, podstawowym oprogramowaniem oraz sprzętem biurowym. W pracy
w biurze niezbędna jest obsługa pakietu biurowego – przygotowywanie dokumentów tekstowych, arkusze kalkulacyjne, a także dedykowane oprogramowanie ułatwiające zarządzanie zadaniami. Szczegółowe wymagania podawane są w ofercie.

Dużym ułatwieniem w zarządzaniu biurem jest wiedza ekonomiczna, elementy wiedzy prawnej, administracyjnej. Firmy często decydują się na zatrudnienie na stanowisko osób, które ukończyły studia wyższe na kierunku ekonomia, administracja lub zarządzanie,
aby mieć pewność, że kandydat posiada podstawową wiedzę i poradzi sobie
z powierzonymi obowiązkami.


Napisz do naszego eksperta

Autorzy

  • Redakcja CBRE

    Zdjęcie redakcja-cbre

    Specjalizacja: Zespół Content Marketing zajmuje się przygotowaniem i dystrybucją materiałów na platformy CBRE. Na co dzień współpracuje ze specjalistami ze wszystkich linii biznesowych, dbając nie tylko o eksperckość, ale również atrakcyjną formę tworzonych treści.