Obalamy mity o przestrzeniach elastycznych

Na przestrzeni lat na temat przestrzeni elastycznych narosło wiele nieporozumień i mitów. A jaka jest prawda? Zapraszamy do lektury artykułu, który rozwieje wszelkie wątpliwości!

W dzisiejszych czasach oprócz tradycyjnych biur na rynku nieruchomości komercyjnych wysuwa się nowy trend — biura serwisowane. To elastyczne rozwiązanie cieszy się rosnącym zainteresowaniem ze strony małych firm, start-upów, ale też dużych korporacji.

Czym są flexy?

Popularne określenie „flexy” dotyczy elastycznych usług biurowych, czy inaczej flexible workplace lub po prostu coworking. Jest to przestrzeń, do której możemy wejść „z ulicy”, jak do kawiarni, w której znajdziemy miejsca do pracy wspólnej, pokoje do pracy indywidualnej, sale konferencyjne oraz open space. Wszędzie mamy szybki dostęp
do internetu oraz coraz większy przekrój funkcji dodatkowych oferowanych przez współczesnych operatorów.

Kiedy i przez kogo najczęściej jest to wykorzystywane? Jeśli chcemy założyć nową spółkę i potrzebujemy szybko miejsca do jej rejestracji i pracy dedykowanego zespołu – w ciągu kilku godzin możemy mieć gotowe rozwiązanie! Jeśli potrzebujemy pracować z miasta,
do którego się przeprowadziliśmy i nie chcemy robić tego z domu – wybieramy sobie dogodną lokalizację, uiszczamy opłatę i z marszu możemy zacząć pracę.

Więcej informacji znajdziesz w raporcie CBRE dotyczący rynku elastycznych przestrzeni w Europie

Biura serwisowane oferują zatem wiele korzyści: przede wszystkim elastyczność,
pełne wyposażenie, kompleksowe usługi w jednym miejscu, możliwość nawiązywania kontaktów i prestiżowe lokalizacje.

Jednak wokół nich krąży także wiele mitów, które mogą wprowadzać w błąd potencjalnych użytkowników. Czy biura serwisowane są naprawdę droższe od tradycyjnych biur?
Czy zapewniają odpowiedni poziom prywatności? Czy są tylko dla start-upów? Czy nie pozwalają na personalizację przestrzeni? Czy są niestabilne? To tylko niektóre
z pojawiających się wątpliwości.

W tym artykule postaramy się je rozwiać, przyglądając się bliżej prawdom i mitom związanym z biurami serwisowanymi. Porównamy korzyści i potencjalne wady, aby pomóc Ci zrozumieć, czy to rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej firmy.

Przestrzenie flex — prawdy

1. Elastyczność: Największą zaletą biur serwisowanych jest ich elastyczność. Firmy nie muszą zobowiązywać się do długoterminowych umów najmu, które są normą
   w przypadku tradycyjnego wynajmu biur. Zamiast tego, mogą dostosować swoje umowy do bieżących potrzeb, wynajmując więcej przestrzeni, gdy rosną, lub mniej, gdy potrzebują zredukować koszty. To nie tylko daje firmom większą kontrolę nad swoimi finansami, ale także eliminuje stres związany z przewidywaniem przyszłych potrzeb.
2. W pełni wyposażone: Biura serwisowane pozbawiają firmy konieczności inwestowania w meble, sprzęt IT i inne udogodnienia, które są niezbędne do pracy. Zamiast tego, wszystko jest już dostępne na miejscu. To oznacza, że firmy mogą natychmiast zacząć pracować bez konieczności czekania na dostawę mebli czy instalację sprzętu. Ponadto koszty te są już wliczone w cenę, co może przynieść znaczne oszczędności.
3. Wszystko w jednym miejscu: Biura serwisowane oferują nie tylko przestrzeń do pracy, ale także wiele usług, które są niezbędne do prowadzenia działalności. Wszystko, od sprzątania i utrzymania, po usługi recepcyjne i bezpieczeństwo,
   jest już zapewnione. To oznacza, że firmy mogą skoncentrować się na tym, co robią najlepiej, zamiast tracić czas na zarządzanie biurem.
4. Sieć kontaktów: Biura serwisowane często są domem dla wielu różnych firm,
   co stwarza naturalne środowisko do nawiązywania kontaktów i współpracy. Firmy mogą korzystać z tej okazji, aby nawiązać nowe relacje biznesowe, wymienić się doświadczeniami, czy nawet zainicjować wspólne projekty. To jest szczególnie cenne dla małych firm i start-upów, które mogą skorzystać z doświadczenia
   i wiedzy innych.
5. Lokalizacja: Biura serwisowane często znajdują się w prestiżowych lokalizacjach, które mogą być poza zasięgiem dla małych firm i start-upów. Dzięki temu te firmy mogą korzystać z prestiżowego adresu, który pomaga w budowaniu profesjonalnego wizerunku. Ponadto te lokalizacje są często łatwo dostępne zarówno dla pracowników, jak i klientów, ze względu na dostęp do szeregu udogodnień komunikacyjnych co jest dodatkowym atutem. W przypadku najmu tradycyjnego, znalezienie niewielkich przestrzeni w topowych i nowoczesnych biurowcach byłoby niezwykle trudne, ponieważ właściciele zwykle nie oferują tak małych metraży.

Przestrzenie flex — mity

1. Droższe od tradycyjnych biur: Często mówi się, że biura serwisowane są droższe od tradycyjnych biur do wynajęcia. Jest to jednak w wielu przypadkach mit,
   gdyż nie bierze się pod uwagę wszystkich kosztów, które są już wliczone w cenę biura serwisowanego. W najmie tradycyjnym, poza czynszem, firmy muszą pokryć koszty utrzymania, sprzątania, rachunków za media, a także zakupu i amortyzacji sprzętu i mebli. W biurach serwisowanych te koszty są już wliczone w cenę, co na dłuższą metę może okazać się znacznie korzystniejsze.
2. Brak prywatności: Kolejnym mitem jest przekonanie, że biura serwisowane nie zapewniają takiej prywatności, jak tradycyjne biura. W rzeczywistości wiele biur serwisowanych oferuje różne formy przestrzeni do pracy: od otwartych przestrzeni typu open space, po prywatne biura, które są zabezpieczone kartą dostępu i mają do nich dostęp tylko pracownicy czy sale konferencyjne, które można rezerwować na własny użytek. Firma może więc wybrać taką formę, która najlepiej odpowiada jej potrzebom i zapewnia odpowiedni poziom prywatności.
3. Tylko dla start-upów: Często uważa się, że biura serwisowane są idealne tylko dla start-upów lub małych firm. Jest to jednak mit. Obserwujemy, że coraz więcej dużych firm i korporacji decydujących się na takie rozwiązanie, docenia jego elastyczność. Niektóre korporacje wybierają tę formę najmu ze względu na możliwość dynamicznego dobierania kolejnych przestrzeni wraz z rozwojem oddziału. Jest to częsta praktyka: w okresie szybkiej ekspansji lub czekając na oddanie do użytku ich docelowego, tradycyjnego biura. Chcą w ten sposób uniknąć opłat za biuro, które nie byłoby na początku w pełni używane, ze względu na jego dużą docelową powierzchnię. Ponadto biura serwisowane oferują często atrakcyjne lokalizacje, które mogą być poza zasięgiem mniejszych firm.
4. Brak personalizacji: Niektórzy mogą sądzić, że biura serwisowane nie pozwalają na personalizację przestrzeni, co jest jednak mitem. Wiele z nich oferuje możliwość dostosowania przestrzeni do potrzeb firmy, np. poprzez dodanie logo czy zmianę układu mebli. Dzięki temu firma może poczuć się jak w swoim własnym biurze,
   a jednocześnie korzystać z zalet biura serwisowanego. Logo stwarza również okazję do pozyskania nowych klientów i kontaktów, ze względu na obecność innych firm na piętrze.
5. Niestabilność: Niektóre osoby mogą uważać biura serwisowane za niepewną inwestycję, ze względu na zawieranie umów najmu na krótki okres.
   W rzeczywistości, takie biura mogą zapewnić stabilne miejsce do pracy na tak długo, jak jest to potrzebne. Operatorzy biur serwisowanych dążą jednak do utrzymywania dobrych relacji ze swoimi najemcami — co oznacza, że są skłonni do negocjacji i elastycznego podejścia do umów, czy oferowania dodatkowych usług po przedłużeniu najmu. Taka elastyczność umowy pozwala na dostosowanie jej do aktualnych potrzeb firmy, co może przynieść korzyści zarówno w krótkim,
   jak i długim terminie.

Prawdy i mity przestrzeni elastycznych — podsumowanie

Jak widać, biura serwisowane stanowią innowacyjne rozwiązanie, które zyskuje na popularności w dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu. Ich elastyczność,
pełne wyposażenie, kompleksowe usługi, możliwość nawiązywania kontaktów i prestiżowe lokalizacje to prawdy, które przyciągają do nich coraz więcej firm.

Jednocześnie, wiele mitów krążących wokół biur serwisowanych, takich jak wyższe koszty, brak prywatności, ograniczenia dla dużych firm, brak personalizacji czy niestabilność,
nie jest prawdą. W rzeczywistości biura serwisowane mogą oferować konkurencyjne ceny, odpowiedni poziom prywatności, elastyczność dla firm w każdym rozmiarze, możliwość personalizacji przestrzeni i stabilność dzięki elastycznym umowom najmu.

Decyzja o wyborze biura serwisowanego powinna zatem opierać się na rzetelnej analizie, a nie na powszechnych mitach. Każda firma powinna ocenić swoje indywidualne potrzeby i możliwości, aby wybrać rozwiązanie, które będzie dla niej najkorzystniejsze. Biura serwisowane, z całym pakietem korzyści, mogą okazać się idealnym wyborem dla wielu firm, niezależnie od ich wielkości czy branży.