Jak wypowiedzieć umowę najmu i o czym pamiętać?

Jak prawidłowo wypowiedzieć umowę najmu biura?

Umowa najmu biura jest rodzajem umowy cywilnoprawnej, która reguluje stosunki między wynajmującym a najemcą lokalu użytkowego przeznaczonego na prowadzenie działalności gospodarczej. Umowa ta może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony, a jej zakończenie może nastąpić na różne sposoby, w zależności od okoliczności i woli stron. W niniejszym artykule omówimy najczęstszy sposób rozwiązania umowy najmu biura, czyli jej wypowiedzenie.

Wypowiedzenie umowy najmu biura na czas określony

Umowa najmu biura na czas określony charakteryzuje się tym, że strony ustalają w niej termin, do którego ma obowiązywać. Nie oznacza to jednak, że umowa ta nie może być rozwiązana przed upływem tego terminu. Możliwe jest to jednak tylko wtedy, gdy strony przewidziały taką możliwość w treści umowy i określiły warunki i tryb jej wypowiedzenia. Jeśli więc w umowie znajduje się klauzula o możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy, należy się do niej stosować i zachować określone w niej terminy i formalności.

Jeśli natomiast w umowie nie ma takiej klauzuli, to znaczy, że strony zobowiązały się do utrzymania umowy do końca określonego czasu i nie mogą jej jednostronnie wypowiedzieć. W takim przypadku jedynym sposobem na zakończenie umowy jest zawarcie aneksu do umowy lub nowej umowy, w których strony za porozumieniem stron zmieniają termin obowiązywania umowy lub ją rozwiązują. Taka zmiana lub rozwiązanie umowy musi być dokonana w tej samej formie co pierwotna umowa, czyli zazwyczaj w formie pisemnej.

Wypowiedzenie umowy najmu biura na czas nieokreślony

Umowa najmu biura na czas nieokreślony jest to taka umowa, która nie zawiera żadnego terminu jej trwania lub który nie wynika z okoliczności zawarcia umowy. Taka umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron w dowolnym momencie, ale z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia. Okres ten może być ustalony przez strony w treści umowy lub wynikać z przepisów prawa.

Jeśli strony nie określiły okresu wypowiedzenia w umowie, to stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, które stanowią, że okres ten zależy od częstotliwości płatności czynszu.

Zgodnie z art. 688 k.c., jeśli czynsz jest płatny miesięcznie, co jest najczęstszym przypadkiem, to okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące i kończy się z upływem miesiąca kalendarzowego. Oznacza to, że jeśli np. wynajmujący chce wypowiedzieć umowę 15 października, to musi wysłać lub doręczyć najemcy oświadczenie o wypowiedzeniu do końca października, a umowa ulegnie rozwiązaniu z końcem stycznia następnego roku.

Jeśli natomiast czynsz jest płatny co kwartał lub co rok, to okres wypowiedzenia wynosi również trzy miesiące i kończy się z upływem kwartału kalendarzowego. Oznacza to, że jeśli np. najemca chce wypowiedzieć umowę 10 listopada, to musi wysłać lub doręczyć wynajmującemu oświadczenie o wypowiedzeniu do końca listopada, a umowa ulegnie rozwiązaniu z końcem marca następnego roku.

Jeśli natomiast czynsz jest płatny co tydzień lub co dzień, to okres wypowiedzenia wynosi trzy dni lub jeden dzień i kończy się z upływem dnia, w którym czynsz jest płatny. Oznacza to, że jeśli np. wynajmujący chce wypowiedzieć umowę 12 grudnia, a czynsz jest płatny co tydzień w poniedziałki, to musi wysłać lub doręczyć najemcy oświadczenie o wypowiedzeniu do końca 12 grudnia, a umowa ulegnie rozwiązaniu z końcem 15 grudnia.

Co powinno znaleźć się w wypowiedzeniu umowy najmu biura?

Wypowiedzenie umowy najmu biura powinno być sporządzone w formie pisemnej i zawierać takie elementy jak:

• miejscowość i data sporządzenia,
• dane strony wypowiadającej umowę (najemcy lub wynajmującego),
• dane strony, której umowa jest wypowiadana (najemcy lub wynajmującego),
• podstawę wypowiedzenia — określoną np. artykułem z kodeksu cywilnego lub klauzulą umowną,
• termin rozwiązania umowy — określony zgodnie z okresem wypowiedzenia,
• podpis strony wypowiadającej umowę.

Kiedy wynajmujący i najemca mogą wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym?

W niektórych sytuacjach strony mają prawo do wypowiedzenia umowy najmu biura ze skutkiem natychmiastowym, czyli bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy druga strona rażąco narusza swoje obowiązki wynikające z umowy lub przepisów prawa.

Najemca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli:

• lokal był wyposażony w wady, o których najemca nie wiedział przy zawarciu umowy i które uniemożliwiają mu korzystanie z lokalu zgodnie z przeznaczeniem,
• lokal stał się niezdatny do użytku z przyczyn niezależnych od najemcy,
• wynajmujący nie zapewnia najemcy spokojnego korzystania z lokalu,
• wynajmujący nie dokonuje niezbędnych napraw lokalu.

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli:

• najemca używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem lokalu i mimo upomnienia nie zaprzestaje takiego używania,
• najemca oddaje lokal osobie trzeciej bez zgody wynajmującego,
• najemca nie płaci czynszu lub innych opłat przez dwa kolejne terminy płatności,

W przypadku wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym należy również sporządzić oświadczenie pisemne i doręczyć je drugiej stronie. W oświadczeniu należy podać powód i podstawę prawną takiego rozwiązania umowy.

W jakiej formie należy złożyć wypowiedzenie?

Wypowiedzenie umowy najmu biura powinno być złożone w tej samej formie co pierwotna umowa. Zazwyczaj jest to forma pisemna, chyba że strony uzgodniły inaczej. Jakie są koszty związane z wypowiedzeniem umowy najmu biura?

Koszty związane z wypowiedzeniem umowy najmu biura mogą być różne, w zależności od sytuacji i warunków umowy. Niektóre z możliwych kosztów to:

• opłata za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu — jeśli strony umówiły się na taką opłatę w przypadku przedterminowego zakończenia umowy, to strona, która wypowiada umowę, musi zapłacić drugiej stronie ustaloną kwotę. Opłata ta może być uznana za koszt podatkowy, jeśli jest poniesiona w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.
• kara umowna za odstąpienie od umowy — jeśli strona, która wypowiada umowę, narusza warunki umowy lub przepisy prawa, to druga strona może dochodzić od niej kary umownej. Kara ta może być również zaliczona do kosztów podatkowych, pod warunkiem że jest uzasadniona gospodarczo i służy osiągnięciu, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów.
• koszty przeniesienia biura — jeśli strona, która wypowiada umowę, musi przenieść swoje biuro do innego lokalu, to ponosi koszty związane z transportem, remontem, adaptacją, wyposażeniem itp. Koszty te mogą być również ujmowane jako koszty podatkowe, jeśli są ponoszone w celu prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli masz wątpliwości, jak wypowiedzieć lub renegocjować umowę najmu biura, to napisz do naszego eksperta.