Jak ustalać priorytety w pracy?

Przed pracownikami stawia się coraz więcej zadań, które należy wykonać jak najszybciej. Niestety, w ciągu dnia pracy czasem ciężko podołać wszystkim wyznaczonym przez przełożonego wymaganiom. W jaki sposób organizować czas w pracy, aby był on efektywny?

Jak wyznaczać priorytety w pracy

Bardzo ważnym elementem jest nadanie poszczególnym zadaniom określonych priorytetów. Dzięki temu można łatwo wskazać czynności, które powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności. Ustalenie hierarchii jest pomocne podczas planowania pracy, dlatego w pierwszej kolejności należy przygotować listę. Zapisanie wszystkich zadań pozwala precyzyjnie określić zakres prac, a następnie ustalić priorytety dla poszczególnych czynności. Oceniając, które z wyznaczonych zadań są najważniejsze, należy brać pod uwagę różne czynniki, w tym wyznaczony przez pracodawcę lub kierownika działu deadline, czas, jaki niezbędny jest do wykonania każdego z zadań, korzyści, jakie niesie ze sobą realizacja.

W priorytetyzacji ważnym aspektem jest analiza zadań w kontekście celów krótko i długoterminowych. Cele powinny być ustalane zarówno dla organizacji, jak i w sposób indywidulany, ponieważ osobiste dążenie do awansu, realizacji projektu, zyskania uznania w oczach przełożonych, jest dobrym sposobem na zyskanie motywacji do działania tym samym skuteczniejszą realizację kolejnych zadań.

Kluczową kwestią podczas ustalania listy zadań jest określenie dokładnych terminów dla ich realizacji. Dzięki temu można łatwo wskazać zadania, które muszą zostać wykonane
w pierwszej kolejności. Ustalenie dat zakończenia poszczególnych czynności pozwoli również na planowanie pracy z wyprzedzeniem. W sytuacjach, w których przełożony nie określi precyzyjnie terminu wykonania zadania, warto zrobić to samodzielnie, aby nie odkładać czynności na inny czas. Takie odkładanie w czasie może być zgubne
i doprowadzić finalnie do trudności z wykonaniem obowiązków.

Metody priorytetyzacji

MIT (Most Important Task)

Coraz więcej osób zastanawia się jak ustalać priorytety w pracy? MIT, czyli Most Important Task to strategia, w której w pierwszej kolejności wykonać należy rzeczy najpilniejsze, określane też mianem krytycznych. Zgodnie z koncepcją należy wybrać dwa, maksymalnie trzy takie zadania na jeden dzień pracy, a następnie starać się wykonać je rzetelnie, ale w jak najkrótszym czasie. Trudnością może być ustalenie rangi zadań, ponieważ trzeba jednoznacznie określić ich ważność. Metoda jest skuteczna tylko
w sytuacji, gdy zadaniom nie są nadane konkurujące priorytety. Obranie jednego głównego celu pozwala zwiększyć wydajność, dzięki czemu każde z zadań wykonane będzie na najwyższym poziomie.

„zjedz tę żabę”

Stosowane w zarządzaniu czasem metody priorytetyzacji pozwalają na skuteczną organizację zadań. W praktyce wykorzystywane są różne metody, które można dopasować do indywidualnych potrzeb, stylu pracy czy charakteru zadań, jakie należy wykonać. Jednym ze sposobów określania priorytetów jest metodyka określana jako „zjedz tę żabę”. Określenie nawiązuje do wypowiedzi znanego pisarza, Marka Twaina, który miał kiedyś powiedzieć, że jeżeli „masz za zadanie zjeść żabę, to najlepiej zrobić to z samego rana”.

Zdanie to oddaje istotę metody — jeżeli musisz zmierzyć się z trudnym zadaniem, najlepiej jest nie odkładać go na później, lecz od niego zacząć. W praktyce zadania mogą być trudne, złożone, skomplikowane i to właśnie od nich powinno się rozpocząć pracę i dopiero gdy zostaną one zrealizowane, można przejść do kolejnych, mniej ważnych i pilnych działań.

Macierz Eisenhowera

W procesie ustalania priorytetów w pracy wykorzystuje się również inne metody, jak
np. Macierz Eisenhowera. W Polsce jest ona również nazywana macierzą „ważne-pilne”. Przygotowana lista zadań, uwzględniająca terminy ich realizacji, jest następnie oceniana pod względem ważności oraz pilności wykonania. Największy priorytet nadaje się zadaniom określonym jako ważne i pilne, następnie kolejno wykonuje się czynności ważne, ale nie pilne i pilne, ale nie ważne.

Te ostatnie często można delegować do innych pracowników, np. znajdujących się niżej
w hierarchii. Jeśli na liście pojawią się zadania ani ważne, ani pilne, to najczęściej można je całkowicie wykluczyć, oszczędzając tym samym czas na inne czynności. Wykonanie macierzy pozwala usprawnić proces podejmowania decyzji. Klasyfikacja zadań w kontekście ważnych polega na ocenie, które z zaplanowanych działań pozwalają rozwijać się, iść do przodu, osiągnąć awans.

Z kolei kwestia pilności w dużym stopniu związana jest z terminami, jakich należy przestrzegać. W praktyce macierz Eisenhowera najlepiej jest przedstawiać przy pomocy macierzy umieszczonej w I ćwiartce układu współrzędnych, w której oś X oznacza rzeczy ważne, a oś Y – pilne, a wartości liczbowe znajdujące się na osi pozwalają określić wymierną wartość dla poszczególnych zadań. Im większa liczba dla zadania na obydwu osiach, to zadanie powinno zostać wykonane w pierwszej kolejności. W macierzy wyodrębniane są 4 obszary grupujące poszczególne zadania. Pierwsza ćwiartka to zadania określane jako mniej ważne, ale pilne (wartości na osi X są niskie, a na osi Y – wysokie). Mogą to być np. sytuacje kryzysowe, trudności, które należy rozwiązać jak najszybciej,
ale ewentualne niepowodzenie nie powinno pociągnąć za sobą poważnych konsekwencji.

Tego typu zadania zazwyczaj można delegować do innych współpracowników. Zadania ważne i pilne zlokalizowane będą w II ćwiartce, tj. gdy wartości na osi X i Y będą wysokie. Znajdujące się w tej części macierzy Eisenhowera zadania to absolutne priorytety,
ich realizacji nie można odłożyć, należy zająć się nimi w pierwszej kolejności. III ćwiartka macierzy, znajdująca się najbliżej początku układu współrzędnych to miejsce, w którym wartości pilne i ważne są najniższe. Oznacza to, że są to rzeczy niepilne i nie ważne, dlatego mogą zostać wykreślone i całkowicie pominięte. Ostatnia, IV ćwiartka to zadania ważne (wysokie wartości na osi X), ale nie pilne (niskie wartości na osi Y). Znajdują się tu wszelkie ważne z punktu widzenia firmy działania, których nie trzeba realizować od razu.

Z reguły praktykuje się, że tego typu zadania zostają zaplanowane do wykonania w wolnej chwili, jednak nie należy ich odkładać, powinny zostać zrealizowane w miarę możliwości jak najszybciej, aby ich priorytet nie stał się pilny i ważny. W praktyce działania przedsiębiorstwa kadra zarządzająca powinna realizować zadania o najwyższym priorytecie, delegując zadania mniej ważne do innych kompetentnych pracowników. Następnie należy zaplanować termin realizacji zadań ważnych, które nie muszą być wykonane w pierwszej kolejności. Z kolei pozostałe zagadnienia należy usunąć z listy.

Metoda ABCDE

Alternatywnym sposobem określania priorytetów jest korzystanie z metody ABCDE. Punktem wyjściowym jest w niej przygotowana lista zadań. Do każdej wyznaczonej czynności, zgodnie z ważnością zadania należy przypisać odpowiednią literę. Literami A oraz B oznacza się zadania najważniejsze, które należy wykonać w pierwszej kolejności. Następne litery alfabetu oznaczają zadania coraz mniej istotne, których wykonanie może zostać odłożone.

Wyznaczanie priorytetów możliwe jest również w oparciu o metodę segmentacji. Zadania są grupowane, a każdy z tak stworzonych segmentów powinien być realizowany w skupieniu. Co ważne, to w obrębie kolejnych segmentów mogą być zarówno zadania wykonywane indywidualnie, jak i też wchodzące w skład większego projektu. Skuteczność tej metody wymaga maksymalnego skupienia na realizowanych zadaniach, dlatego też zaleca się eliminację wszelkich czynników, które mogą rozpraszać uwagę pracownika,
tym samym pogarszając efektywność pracy.

Strategia ustalania priorytetów

Stosowane strategie ustalania priorytetów są istotne w każdym zawodzie i w każdej firmie. Szczególne znaczenie zyskują jednak w przypadku Coworking, który odnosi się do elastycznych usług biurowych. W niektórych podmiotach bardzo ważne jest,
aby elastycznie podchodzić do tematu realizowanych zadań, dlatego też przestrzeń organizowana jest w taki sposób, aby umożliwić osobom zatrudnionym zarówno miejsce do pracy indywidualnej, jak i też przestrzeń, w której realizowane będą większe projekty, wykonywane na poziomie określonego zespołu, sale konferencyjne i inne.

W takich miejscach ustalanie priorytetów jest wyjątkowo ważne, aby wszystkie realizowane zadania wykonane zostały w należyty sposób.

Wpisywanie zadań do kalendarza

Dobrą strategią jest wpisywanie kolejnych zadań wraz z terminami realizacji do kalendarza. To, czy zdecydujesz się na klasyczny, papierowy kalendarz czy aplikacja
w smartfonie lub telefonie. Wpisanie tzw. deadlinów lub określenie ram czasowych wykonania konkretnych projektów ułatwi planowanie pracy i ustalanie priorytetów dla kolejnych zadań. Wykorzystywanie kalendarza ma bardzo ważną zaletę — gdy dochodzą nowe zadania, wystarczy dopisać je, aby uzyskać bieżącą ocenę sytuacji i sprawnie planować dalsze zadania.

Komunikacja w zespole projektowym

W strategii ustalania priorytetów w pracy bardzo ważna jest komunikacja w zespole projektowym. Należy regularnie przekazywać informacje o stopniu realizacji kolejnych etapów. Dzięki temu również inni pracownicy mogą efektywnie ustalać swój czas pracy, szczególnie gdy zadania są ze sobą merytorycznie powiązane. W strategii ustalania priorytetów bardzo ważne jest, aby do planowania zadań podchodzić w sposób realistyczny. Oznacza to, że ustalając priorytety i czas niezbędny na wykonanie zadania należy w pierwszej kolejności poznać założenia i wytyczne oraz ocenić, jakiego nakładu pracy wymaga profesjonalne wykonanie powierzonych obowiązków.

---