Digitalizacja w zarządzaniu nieruchomościami:

Z tego artykułu dowiesz się więcej o dostępnych narzędziach cyfrowych w zarządzaniu nieruchomościami, dlaczego digitalizacja prowadzi do optymalizacji kosztów oraz jak odpowiednio zabezpieczyć dane w branży nieruchomości. Poznasz także przyszłość zarządzania nieruchomościami przy pomocy nowoczesnych technologii.

Narzędzia cyfrowe w zarządzaniu nieruchomościami

Zarządzanie nieruchomościami obecnie nie jest już takie samo, jakie było dekadę temu. Jest to wynikiem postępu technologicznego. Zarządcy nieruchomościami mają więc dostęp do wielu narzędzi i aplikacji, które skutecznie ułatwiają im codzienną pracę i wykonywanie swoich obowiązków, w tym administrowanie najmem, kontrolę płatności czy komunikację z najemcami. Dostępne są:

• aplikacje mobilne do komunikacji z najemcami – umożliwiają one szybką wymianę informacji, zgłaszanie problemów, a nawet płatność czynszu w zaledwie kilka sekund,
• narzędzia do zarządzania finansami i płatnościami – odpowiednie zarządzanie finansami jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w zarządzaniu nieruchomościami. Nowoczesne narzędzia cyfrowe umożliwiają automatyzację wielu procesów, wśród których należy wymienić: wystawianie faktur, kontrolę płatności czy prognozowanie przyszłych przychodów,
• rozwiązania do wirtualnych prezentacji nieruchomości – umożliwia to potencjalnym najemcom zwiedzanie nieruchomości bez konieczności fizycznego przybycia w dane miejsce, co znacznie zwiększa atrakcyjność oferty,
• narzędzia do zarządzania pracami remontowymi i konserwacyjnymi – kluczem utrzymania nieruchomości w dobrym stanie jest regularna konserwacja oraz częste prace remontowe. Nowoczesne narzędzia cyfrowe umożliwiają zarządcy efektywniejsze planowanie prac, monitorowanie postępów prac oraz ułatwiają komunikację z wykonawcami.

Inwestycja w nowoczesne narzędzia cyfrowe jest inwestycją w przyszłość, która przyniesie finansowe korzyści, zwiększy satysfakcję z pracy i podniesie standard obsługi najemców. Wśród najpopularniejszych narzędzi można wymienić:

• platformę Admify & Perseusz,
• system IAN – Interaktywna Administracja Nieruchomości.

Optymalizacja kosztów dzięki digitalizacji

Digitalizacja w zarządzaniu nieruchomościami usprawnia i zwiększa wydajność oraz efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jest to usługa dostępna dla wszystkich firm chcących uporządkować obieg dokumentacji, np. faktur, umów, zamówień czy protokołów. Zmiana informacji papierowych na ich wersje cyfrowe prowadzi do zwiększenia efektywności i przyspieszenia procesów biznesowych firmy, a także skuteczności wszystkich przeprowadzanych w niej działań. Usługa ta wiąże się także z minimalizacją kosztów, poprzez redukcję wydatków związanych z:

• zakupem papieru i tuszu do drukarki, segregatorów, regałów itp.,
• zapewnieniem specjalnego pomieszczenia archiwizacyjnego – aby papierowe dokumenty mogły pozostać nienaruszone przez wiele lat, wymagają odpowiednich warunków przechowywania. Kiedy warunki są zapewnione, to należy zakupić setki segregatorów oraz regały, na których będą przechowywane. Niezbędne okazuje się także zakupienie systemu do zarządzania powstałego archiwum. Digitalizacja dokumentów pozwala zaoszczędzić wszystkie wyżej wymienione koszty,
• zewnętrzną archiwizacją dokumentów – archiwizacja zewnętrza mogłaby wydawać się dobrym rozwiązaniem dla firm, które nie mają odpowiednich warunków na przechowywanie wszystkich dokumentów. Ponoszenie kosztów rozpoczyna się od zlecenia przechowywania. Należy do tego doliczyć także przygotowanie ich do transportu, jak i sam transport do miejsca docelowego. Transformując dokumenty na wersje cyfrowe i tworząc e-archiwa, oszczędności wynikające z digitalizacji dokumentów z roku na rok będą coraz wyższe.

Więcej na ten temat: Zarządzanie nieruchomościami i portfelami nieruchomości

Bezpieczeństwo danych w branży nieruchomości

Bezpieczeństwo danych w branży nieruchomości jest aspektem mającym na celu ochronę poufności, integralności, a także dostępności informacji o nieruchomościach, klientach i transakcjach. Od zainteresowania ofertą na rynku, przez spotkania z agentem nieruchomości, negocjacje cenowe, aż do finalizacji transakcji dane przekazywane są wielu osobom zatrudnionym w firmie. Na każdym etapie jest się narażonym na potencjalne ryzyko wycieku informacji czy nawet na oszustwa. Do praktyk dotyczących bezpieczeństwa danych w branży nieruchomości należą:

• ochrona danych osobowych – firmy mają obowiązek stosować zasady zgodne z regulacjami ochrony danych osobowych RODO,
• bezpieczeństwo transakcji – wprowadzenie np. podpisów elektronicznych może skutecznie zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego dostępu do ważnej dokumentacji, umów i informacji finansowych,
• bezpieczne oprogramowania i systemy – korzystanie z bezpiecznych i regularnie aktualizowanych systemów pomaga zminimalizować ryzyko cyberataków i kradzieży danych,
• szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa – świadomość zagrożeń cybernetycznych jest niezwykle ważna. Czynnik ludzki jest często najsłabszym ogniwem w systemach bezpieczeństwa, dlatego należy inwestować w edukację pracowników.

Przyszłość zarządzania nieruchomościami z technologią

Przyszłość zarządzania nieruchomościami jest związana z dynamicznym postępem technologicznym. Coraz większą rolę wolę w tym sektorze odgrywa sztuczna inteligencja (AI). Technologia ta kształtuje przyszłość zarządzania nieruchomościami w sposoby dotąd nieznane. Rewolucjonizuje ona branże, dostarczając innowacyjnych rozwiązań dla tradycyjnych wyzwań oraz zwiększając efektywność sposobów kupowania, sprzedawania i zarządzania nieruchomościami.

Algorytmy oparte na AI są w stanie podsumować dokumenty, semantycznie przeszukiwać duże archiwa dokumentów i automatyzować procesy biznesowe. Sztuczna inteligencja zmienia także sposób interakcji zarządców nieruchomości z ich najemcami – oparte na niej Chatboty chętnie wykorzystywane są do obsługi rutynowych pytań.