Burze mózgów: jak zorganizować przestrzeń, by lepiej pracować projektowo

Sesje burzy mózgów to często stosowane dzisiaj techniki mierzenia się z problemami
i poszukiwaniem możliwie najlepszych rozwiązań. Z powodzeniem stosowane są one w środowiskach pracy kreatywnej, ale również np. w edukacji. Każda wybrana technika burzy mózgów wymaga przygotowania zarówno jej uczestników, jak i miejsca, w którym się odbędzie. Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest burza mózgów,
• na czym polega technika burzy mózgów,
• jakie są podstawowe zasady brainstorming,
• metody na przeprowadzenie burzy mózgów,
• jak przygotować zespół i przestrzeń, by sesja burzy mózgów przyniosła spodziewane efekty.

Co to jest burza mózgów?

Burze mózgów (ang. brainstorming) należą do metod heurystycznych, których celem jest dążenie zespołu do rozwiązania określonego problemu. Nazywa się je również często giełdą lub fabryką pomysłów. Bardzo ciekawa jest historia technik burzy mózgów, a jej początków można się doszukiwać w słynnym okrzyku greckiego filozofa Archimedesa - Eureka! (gr. εὕρηκα heurēka „znalazłem”), który stanowi w gruncie rzeczy punkt wyjścia dla wielu nauk takich jak filozofia, logika, pedagogika, a współcześnie tych związanych ze sztuczną inteligencją, teorią informacji czy nawet metodami poszukiwania wiarygodnych danych w Internecie. Heurystyka to bowiem - za Wikipedią - “umiejętność wykrywania nowych faktów oraz znajdowania związków między faktami, zwłaszcza z wykorzystaniem hipotez. Na podstawie istniejącej wiedzy stawia się hipotezy, których nie trzeba udowadniać”.

Z kolei burze mózgów - jako jedna z metod heurystycznych - wprowadzone zostały do pracy projektowej w latach 30. ubiegłego wieku przez Alexa Osborne’a, współtwórcy jednej z największych na owe czasy agencji reklamowych BDO, przemianowanej kilka lat później na BBDO. Do dziś agencja z powodzeniem funkcjonuje mając swoje oddziały w wielu krajach, także w Polsce. Alex Osborne skupił się w późniejszym okresie życia na myśli teoretycznej i wydał wiele książek dotyczących kreatywnego myślenia. W 1942 roku podzielił się ze światem stosowaną w agencji BBDO techniką burzy mózgów w książce “How to think up”.

Na czym polega technika burzy mózgów

Opracowana przez Osborne’a technika burzy mózgów szybko zyskała popularność w świecie kreatywnym. Dzisiaj istnieje wiele jej rodzajów i sposobów przeprowadzania. Na czym polegają sesje burzy mózgów?

Najważniejsza jest tu zasada ilości, a nie jakości. Zebrana grupa ma za zadanie przedstawić jak najwięcej pomysłów, sposobów na rozwiązanie przedstawionego jej problemu w możliwie krótkim czasie. Każdy ma prawo wypowiedzenia się i wygenerowania tylu pomysłów, ile przychodzi mu do głowy.

Co ważne, pomysły te nie są oceniane. Wszyscy mają się czuć komfortowo i bezpiecznie ze swoimi poglądami i formą ekspresji. Tylko bowiem duża doza swobody i poczucia akceptacji pozwala uczestnikom burzy mózgów spontanicznie dzielić się pomysłami. Celem jest tu uzyskanie jak największej liczby odpowiedzi w jak najkrótszym czasie, a przy okazji sesja burzy mózgów jest doskonałym ćwiczeniem kreatywności.

Podstawowe zasady burzy mózgów

Z pozoru sesje burzy mózgów wydają się proste do przeprowadzenia. Nic bardziej mylnego. Niewiele trzeba, by nie przyniosły oczekiwanego efektu. Wystarczy, że problem nie zostanie odpowiednio jasno nakreślony albo prowadzący nie poradzi sobie z moderowaniem dyskusji. Warto więc trzymać się podstawowych zasad, które sprawią,
że dana sesja burzy mózgów przebiegnie w dobrej atmosferze i zakończy się osiągnięciem zakładanego celu. Najważniejsze z nich to:

1. Wybór odpowiedniego moderatora. Każda sesja powinna być prowadzona przez osobę z odpowiednimi cechami charakteru takimi jak otwartość, pozytywna energia, umiejętność słuchania, a przede wszystkim doskonale obeznaną z problemem,
   z jakim ma się zmierzyć grupa. Moderator zadaje pytania, delikatnie naprowadza
   i często też zapisuje odpowiedzi.
2. Wybór zespołów. Potrzebne są dwa zespoły: ten, który ma generować pomysły i ten, który będzie je oceniać. Co prawda nie ma ściśle określonych wskazówek, kto może brać udział w burzy mózgów, warto jednak kierować się zasadą różnorodności
   w obszarze zarówno kompetencji, jak i temperamentu. Doskonale bowiem działa wzajemne uzupełnianie się. Jeżeli chodzi o liczebność grupy, część teoretyków uważa, że najlepsze pomysły rodzą się w mniejszych grupach, maksymalnie do 10 osób, a część, że mogą one być większe, do 15 osób. Warto więc indywidualnie przetestować w firmie, która opcja lepiej się sprawdza. Grupa opiniująca pomysły jest zwykle mniejsza, do ok. 3 osób. Czasem też jeden zespół zajmuje się zarówno generowaniem pomysłów, jak i ich analizą.
3. Jasne przedstawienie celu. Prawidłowo przeprowadzona technika burzy mózgów wymaga jasno przedstawionego celu. Każdy członek grupy musi go w pełni zrozumieć.
4. Określenie ram czasowych. W zależności od rodzaju burzy mózgów, sesje trwają
   15 minut lub pół godziny, maksymalnie do godziny. Przedłużanie jej mija się z celem, gdyż kreatywność jest najwyższa zazwyczaj w pierwszym kwadransie.
5. Wybór określonej techniki burzy mózgów i wprowadzenie w nią uczestników.
   Te opisaliśmy poniżej.
6. Prowadzenie burzy mózgów bez oceniania i w oparciu o pobudzanie kreatywności.
7. Przeprowadzenie analizy pomysłów. To równie twórczy etap, jak sama burza mózgów. Warto odpowiednio pobudzić zespół do kreatywnej analizy i wyboru najlepszych pomysłów. By dojść do porozumienia, można stosować rozmaite metody głosowania tak, by ułatwić dojście do konsensusu.

Jak zorganizować przestrzeń dla burzy mózgów?

Na udane sesje burzy mózgów i to czy przyniosą oczekiwany efekt, wpływa nie tylko dobrze przygotowany zespół i właściwy moderator, ale i sama przestrzeń, w której się odbywają. Najlepszym miejscem do ich przeprowadzania w biurze jest strefa zaaranżowana w kreatywny sposób, zapewniająca odpowiednio dużą powierzchnię, pozwalającą wszystkim uczestnikom poczuć się swobodnie. Badania wskazują, że na pracę twórczą ogromny wpływ na temperatura barwowa światła.

Najlepsze do pracy kreatywnej jest to naturalne w godzinach przedpołudniowych, co daje przy tym wskazówkę, w jakich najlepiej godzinach przeprowadzać sesje burzy mózgów. Światło słoneczne stymuluje nasz układ nerwowy do wzmożonej aktywności umysłowej, ale działa również pozytywnie na ogólne samopoczucie.

Z pewnością równie istotna jest akustyka, odpowiednie rozwiązania pochłaniające dźwięki (np. panele naścienne, ścianki akustyczne, elementy sufitowe i tapicerowane meble), by szum wielogłosu sesji nie zmęczył za wcześnie jej uczestników i nie pozbawił ich kreatywności.

Dobrze jest uzupełnić przestrzeń o popularne obecnie mobilne meble, różnego rodzaju siedziska, pufy, klocki, które łatwo jest ustawiać w przestrzeni i w zależności od liczebności grupy. Pod uwagę warto wziąć również psychologię kolorów. Przestrzeń powinna być jasna i w głównej mierze neutralna kolorystycznie, jednak pewne akcenty barwne mogą stymulować kreatywne myślenie. Do kolorów ożywiających umysł należą żółty, pomarańczowy i czerwony. W tych barwach mogą być wykończone np. siedziska dla grupy.

Z kolei zieleń sprawia, że czujemy się bezpieczniej, dlatego sesja burzy mózgów będzie szczególnie udana, jeśli w strefie jej dedykowanej umieścimy rośliny doniczkowe, które przy okazji oczyszczą powietrze.

Burzę mózgów można przeprowadzić przy pomocy jednego z dostępnych w Internecie narzędzi online (do zapisywania pomysłów, grupowania ich, eliminowania, etc.), ale można również posiłkować się tradycyjnymi takimi jak flipchart, pisaki i kolorowe karteczki post it. Sesja burzy mózgów może się również odbyć w plenerze, jednak w odosobnionym miejscu, z dala od wszelkich “rozpraszaczy uwagi” lub wirtualnie. W tym ostatnim przypadku efektywne będą one wówczas, gdy zespół dobrze się zna i akceptuje tę formę współpracy.

Metody burzy mózgów

Nie ma jednej metody przeprowadzania burzy mózgów. Tę klasyczną, proponowaną przez Alexa Osborne’a, przedstawiliśmy wyżej. A jakie są inne popularne metody?

Metoda 635

Obok tej będącej pierwowzorem, uznawana jest za jedną z ciekawszych form przeprowadzania burzy mózgów. W tym przypadku zespoły liczą sześć osób i nie przedstawiają swoich pomysłów na forum publicznym, a notują je w specjalnie opracowanym formularzu. Każdy uczestnik ma swój formularz i pięć minut, by wygenerować trzy pomysły, po czym przekazuje go osobie siedzącej obok. Następuje więc wymiana formularzy i suma sumarum wygenerowanych zostaje po 18 pomysłów przez każdego z członków zespołu.

Braindrawing

W przypadku tej metody również nie pada słowo w grupie, a uczestnicy rysują swoje pomysły na kartce, a następnie przekazują je dalej.

Philips 66

To dobry przykład burzy mózgów dla dużych firm zatrudniających wielu pracowników, których właściciele chcą, by jak najwięcej osób ćwiczyło swoją kreatywność. Powstaje sześć zespołów po sześć osób. Grupy przeprowadzają burzę mózgów w tych mniejszych grupach, a po sesji następuje wymienianie się pomysłami na wspólnym forum.

Rolestorming

To z pewnością propozycja dla firm, której pracownicy cechują się dużą, wzajemną otwartością i zaufaniem. Polega ona bowiem na wcielaniu się w różne role np. dyrektora działu, kierownika pionu, a nawet prezesa. Zadaniem osób biorących udział w sesji jest proponowanie pomysłów w oparciu o adekwatność funkcji, jaką w danym momencie mają odgrywać.

Indywidualna burza mózgów

Jest to propozycja dla zespołów, które odczuwają stres przed dzieleniem się swoimi pomysłami w sposób otwarty, na forum lub małych, kilkuosobowych firm. Uczestnicy sesji proponują rozwiązania zdefiniowanego problemu samotnie, przygotowując je w dogodnym dla siebie czasie. Potem następuje spotkanie i wspólna analiza propozycji.

Podsumowanie. Burze mózgów: jak zorganizować przestrzeń, by lepiej pracować projektowo

Burze mózgów służą nie tylko rozwiązywaniu problemów i poszukiwaniu kreatywnych pomysłów, które mogą zostać z powodzeniem wdrożone do przedsiębiorstwa.
To wielowymiarowe ćwiczenie umysłu, uczenie się pracy w zespole i - co niezwykle ważne - metoda na lepsze poznanie się i zbliżenie pracowników. Zwykle spotykają się one z bardzo pozytywnymi reakcjami i wzbudzają wiele emocji.

Jednak, jak zauważa m.in. psycholog społeczny Steven J. Karau, metoda ta nie zawsze jest skuteczna. Wynika ona z konstrukcji społecznej i psychologicznej człowieka. Wiele osób odczuwa lęk przed oceną innych czy ma problem z generowaniem własnych pomysłów przy jednoczesnym skupieniu się na wypowiedziach i propozycjach innych. Warto więc dostosować metodę burzy mózgów do charakteru danego zespołu, przy jednoczesnym trzymaniu się zasad jej przeprowadzania. Bo o tym, że jest to metoda skuteczna, świadczy sukces agencji reklamowej BBDO, która po stu latach nadal trwa, dzisiaj należąc do wielkiej grupy firm Omnicom, zajmującej pod względem dochodów trzecie miejsce na świecie w branży firm reklamowych.

---