6 maja, 2022

Spadające bezrobocie i trudności w pozyskiwaniu wartościowych pracowników sprawiają, że organizacje zwracają coraz większą uwagę na zapewnienie zespołom jak najlepszych warunków pracy. Dotyczy to również powierzchni, którą pracownicy mają do dyspozycji w biurze – ma ona kluczowy wpływ na efektywność, dobre samopoczucie i satysfakcję. Jakie są realia w tym obszarze?

Przepisy


Minimalne wymagania w tym zakresie określają przepisy BHP. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 września 1997 r. na każdego pracownika powinno przypadać przynajmniej 13 m2 wolnej objętości pomieszczenia oraz 2 m2 wolnej podłogi (niezajętej przez infrastrukturę biurową). Minimalna wysokość została określona na 3 m (2,5 m w przypadku biur wyposażonych w klimatyzację). Jak mają się te regulacje do faktycznej praktyki w biurach?

Duże biuro, więcej metrów


W przypadku wynajmowania powierzchni w budynkach biurowych średnia liczba m2 przypadających na każdego pracownika jest znacznie większa niż wartość określona przez prawo. Wynika to przede wszystkim z dużego udziału części wspólnych w wynajmowanej powierzchni – stref socjalnych (kuchnia, jadalnia, szatnia), stref relaksu, sal spotkań, pomieszczeń konferencyjnych, recepcji czy ciągów komunikacyjnych. Oczywiście konkretne liczby zależą od specyficznych potrzeb danej organizacji, można jednak założyć, że w przypadku biur typu flexible, hybrid office space na każdego pracownika powinno przypadać od 8-10 m2 powierzchni do 15 m2.

Oznacza to, że firma zatrudniająca 50 osób powinna dysponować powierzchnią minimum 400-600 m2 w zależności od wybranej aranżacji. Gdy mamy do czynienia z układem gabinetowym, potrzeba jeszcze więcej miejsca – dużą część powierzchni zabierają ściany i inne elementy służące do podziału przestrzeni. Średnia powierzchnia na osobę rośnie wówczas nawet do 20-30 m2.

Choć podstawowym punktem odniesienia w kwestii planowania powierzchni wynajmu jest aktualny stan zatrudnienia, warto pomyśleć o zabezpieczeniu dodatkowej przestrzeni na potrzeby rozwoju i nowych rekrutacji. Rzecz w tym, by nie okazało się, że nowe biuro już po kilku miesiącach nie jest w stanie zaspokoić potrzeb firmy związanych z jej ekspansją.

Model hybrydowy: nowe oczekiwania i możliwości


Pandemia COVID-19 zmieniła model pracy i reguły funkcjonowania w biurze. Część firm zdecydowała się na zmianę aranżacji biura na bardziej elastyczną, która w razie potrzeby umożliwia szybką zmianę układu powierzchni i oddzielenie poszczególnych zespołów od siebie. Pojawiły się nowe zalecenia dotyczące zachowania dystansu społecznego (odległość między pracownikami powinna wynosić min. 1,5 m). Wszystkie te aspekty mają wpływ na powierzchnię, która przypada na każdego pracownika. Największa zmiana związana jest jednak z upowszechnieniem się modelu hybrydowego, czyli połączenia pracy z biura i z domu. W wielu firmach stanowiska czy biurka nie są już przypisane do konkretnych pracowników, mają charakter rotacyjny (hot desks). W praktyce oznacza to, że realne obłożenie biura spada nawet o kilkadziesiąt procent. Sposób organizacji powierzchni ma w takiej sytuacji kluczowe znaczenie – w modelu hybrydowym można zoptymalizować jej wykorzystanie, zapewniając pracownikom więcej komfortu w ramach tych samych zasobów. Według najnowszych trendów, w biurze projektuje się jak najwięcej różnych stref i miejsc do pracy, zgodnych z kulturą organizacji i specyfiką działania.



Jakie są nowe modele pracy po pandemii? Przeczytasz w naszym raporcie Praca z biura, czy z domu? tutaj.



Personalizacja


Kluczem do sukcesu jest zaprojektowanie biura skrojonego na miarę potrzeb firmy, uwzględniając kulturę organizacyjną i specyfikę działania. Dlatego przed podjęciem decyzji należy przeprowadzić dogłębny audyt środowiska pracy i dostosować ilość zajmowanej powierzchni oraz jej aranżację do indywidualnej specyfiki danej organizacji – wsparciem w tym obszarze zajmują się specjaliści ds. workplace solutions. Świadome, oparte na analizie danych decyzje w tym obszarze zaprocentują bardziej efektywnym środowiskiem pracy i wyższym poziomem satysfakcji pracowników.

Komfort, w który warto inwestować


W każdej sytuacji większa powierzchnia oznacza wyższy poziom przestronności i wygody – komfort jednak ma swoją cenę. Coraz więcej firm świadomie inwestuje w projekty aranżacji wnętrz, by w świadomy sposób podkreślić dbałość o dobrostan pracowników i używa tego zasobu jako narzędzia budowania pozytywnego wizerunku organizacji w ramach działań związanych z employer brandingiem. To jasny sygnał, który podkreśla wagę pracowników dla organizacji.


Poznaj, jak zmieni się miejsce pracy w przyszłości – nasze 10 kluczowych prognoz.



Wyślij wiadomość do:

Wróć do strony głównej bloga