Artykuł

Wybór lokalizacji biura

maja 5, 2023

Wybor lokalizacji biura

Prowadząc działalność gospodarczą należy dokładnie zastanowić się nad wyborem lokalizacji biura. Decyzja jest wbrew pozorom dość trudna i nie należy podejmować jej pochopnie. Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę analizując możliwości?

Wybór lokalizacji a wygoda pracowników

W działalności gospodarczej ważna jest rentowność biznesu i jego opłacalność,
ale nie należy zapominać, że także czynnik ludzki ma ogromne znaczenie. O pracownika należy odpowiednio dbać. Zadowolenie i satysfakcja z pracy sprawiają, że wzrasta efektywność i wydajność, lojalność pracownika. Benefity płacowe i pozapłacowe to chętnie wykorzystywane narzędzia, pozwalające zatrzymać najbardziej cenionych specjalistów.

Wielu pracowników nie ukrywa, że lokalizacja potencjalnego miejsca pracy odgrywa dla nich duże znaczenie. Odległość, jaką trzeba będzie pokonać, to zarówno czas, jak i koszt związany z dojazdem. Tu kwestia jest dość złożona, ponieważ zagadnienie rozpatrywane będzie w subiektywnej ocenie każdego obecnego i potencjalnego pracownika.
Warto jednak zadbać maksymalnie o wygodę pracowników. Jak to zrobić? Gdzie wynająć biuro? Szukając miejsca dla swojego biura zwróć uwagę na komunikację, aby wygodnie dotrzeć do pracy. Dla jednych będzie to wygoda i możliwość łatwego zaparkowania swojego samochodu, dla innych - sąsiedztwo przystanków komunikacji miejskiej. Optymalna lokalizacja biura powinna zatem w miarę możliwości uwzględniać potrzeby wszystkich pracowników.

Wybór lokalizacji a wygoda klientów

Warto pamiętać, że lokalizacja biura to nie tylko pracownicy, ale i kontrahenci,
dlatego zastanawiając się, gdzie wynająć biuro najlepiej wybierać takie lokalizacje,
aby potencjalny klient mógł bez problemu trafić do siedziby. Wielu kontrahentów podejmując decyzję współpracy bierze pod uwagę wiele czynników, nie zawsze dotyczą one wyłącznie zasad współpracy. Możliwość i sposób kontaktu z podmiotem współpracującym, miejsce, w którym znajduje się biuro, magazyn, sposób funkcjonowania. Dlatego też szukając dla swojego biura najlepszego miejsca analizować trzeba poszczególnie lokalizacje również przez pryzmat oczekiwań potencjalnych kontrahentów.

Lokalizacja biura

O lokalizacji biura myśleć należy również w kontekście branży. Jeśli prowadzisz biuro projektowe, kancelarię adwokacką, biuro podatkowe czy prywatny gabinet medyczny,
to z całą pewnością Twoi klienci będą postrzegać Cię przez pryzmat lokalu, w jakim prowadzisz działalność. Jeśli liczy się prestiż, to warto poznać klasyfikacje biurowców, które określają standard danego budynku. Przyjmuje się, że korzystając z klasyfikacji BOMA obiekty o najwyższym standardzie oznaczane są jako A. Grupa ta to zazwyczaj biurowce nowoczesne, znajdujące się w centrum dużego miasta, co oznacza najczęściej doskonałe skomunikowanie z innymi częściami miasta. Wysoki standard i powierzchnie biurowe, które wyposażone są w nowoczesne systemy zarządzania. Z kolei w grupie B znaleźć można oferty bardzo zróżnicowane. Obiekty klasy C to oferty najmniej atrakcyjne, znajdujące się w mniej atrakcyjnych lokalizacjach.

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro

Zastanawiasz się, gdzie wynająć biuro? Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę podejmując decyzję? Szukając wśród ofert najlepszego miejsca warto w pierwszej kolejności zastanowić się nad potrzebami. Kluczową kwestią jest charakter prowadzonej działalności oraz co się z tym wiąże - częstotliwość, z jaką do siedziby firmy przyjeżdżać będą klienci. Dobrze też wziąć pod uwagę oczekiwania pracowników, przede wszystkim zwrócić uwagę na łatwość dotarcia do pracy. Parking pod biurem lub bliska odległość do przystanków komunikacji miejskiej. Im łatwiej pracownikowi będzie dotrzeć do pracy,
tym bardziej będzie on zadowolony, a jego praca stanie się efektywniejsza.

Przeglądając oferty koniecznie trzeba zwrócić uwagę także na szczegóły ogłoszenia, pamiętając, że cena nie może być jedynym czynnikiem. Bardzo ważne jest wnikliwe analizowanie możliwości, oczekiwań oraz potrzeb i wybór miejsc najlepiej spełniających wszystkie kryteria.

Wpływ lokalizacji biura

Dla wielu podmiotów wybór właściwej lokalizacji biura jest kluczową kwestią decydującą
o sukcesie i rozwoju firmy. Dobra lokalizacja biura jest szczególnie ważna wtedy,
gdy planujesz aktywnie pozyskiwać klientów, a kontakt z nimi w siedzibie jest jedną
z kluczowych działalności, bez których biznes nie będzie funkcjonował prawidłowo.

Biura wirtualne i serwisowane

Alternatywą dla klasycznej siedziby firmy są biura wirtualne. Mimo że w innych krajach europejskich jest to znane i doceniane rozwiązanie, to w Polsce dopiero zyskuje zwolenników. Jest to forma outsourcingu, której domeną jest obsługa biurowa. Wynajmując biuro wirtualne osoba prowadząca działalność uzyskuje formalne miejsce prowadzenia swojej działalności, otrzymuje adres wraz ze specjalną skrzynką,
ale cechą charakterystyczną jest fakt, że właściciel firmy nie musi być fizycznie obecny pod wskazanym adresem. Rozwiązanie to pozwala przedsiębiorcy uzyskać adres,
który posłuży do założenia działalności. To świetne rozwiązanie dla osób, które mieszkając w wynajmowanym mieszkaniu nie mogą bez zgody właściciela lokalu zarejestrować działalności. W praktyce biura wirtualne pozwalają uzyskać adres działalności
w prestiżowej lokalizacji. Adres ten wykorzystywany będzie we wszystkich formalnych dokumentach, dodatkowo trzeba pamiętać, że to tam kierowana będzie cała korespondencja firmy.

Decyzja o prowadzeniu wirtualnego biura niesie ze sobą określone korzyści.
To rozwiązanie, które z pewnością zainteresuje osoby pracujące zdalnie, w tym np. programiści czy copywriterzy. Jeśli na stałe przedsiębiorca mieszka poza graniami Polski
i to stamtąd będzie prowadzić działalność zarejestrowaną w Polsce, to wirtualne biuro będzie doskonałym rozwiązaniem.

Drugim wartym uwagi rozwiązaniem jest biuro serwisowane. Tu, przedsiębiorca zyskuje miejsce dostosowane do prowadzenia działalności, nie musi zatem martwić się o lokal
i jego wyposażenie, a jedyne czego potrzebuje to komputer do realizacji firmowych zadań.